Auf die Frage was ein OKR Coach oder OKR Champion zu tun hat, wusste ich spontan keine gute Antwort. Daher habe ich eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben erstellt.
Was macht ein OKR Coach? Der OKR-Coach (auch OKR Champion oder OKR Master) hilft seiner Organisation bei der Einführung der OKR-Methode. Er gibt Führungskräften praktische Hilfestellung um gute Objectives und Key Results zu definieren und diese anzuwenden. Er arbeitet methodisch und ist für Inhalte nicht verantwortlich.
Neben diesen Kernaufgaben, gibt es noch weitere wichtige Aufgaben wie z.B. die Methode bekannt zu machen, Mitarbeiter zu schulen, Infrastruktur bereit zu stellen. Zunächst gehe ich darauf ein, wie er den OKR-Zyklus unterstützt und hilft zu guten Objectives und Key Results zu kommen.
Die Aufgaben des OKR Coaches entlang des OKR-Zyklus
Gehen wir doch einfach den OKR Zyklus durch und schauen uns an, wie der OKR Coach die einzelnen Schritte begleiten kann.
- Bei der Vision, Mission und Strategie hat der OKR Coach im engeren Sinne keine Beteiligung oder methodische Aufgabe. Jedoch können später die Schwächen in der Vision, Mission oder Strategie kaum aufgefangen werden. Daher ist es gut, wenn der OKR Coach die Chance bekommt, die Vision, Mission und Strategie zu prüfen, ob diese Ergebnisse eine gute Ausgangsbasis für den OKR-Prozess genügen.
- Bei den mittelfristigen Ziele kann der OKR Coach darauf hinwirken, dass diese noch genug Freiraum für unterschiedliche Umsetzungen läßt und keine Anweisung ist, was wie zu tun ist.
- Vorbereitung des OKR-Zyklus
- Der OKR Coach stellt eine Infrastruktur bereit, in die das OKR-Set später eingetragen wird. Die Infrastruktur macht die OKRs innerhalb des Unternehmens für alle sichtbar und erlaubt die Fortschritte zu dokumentieren.
- Aufsetzen des Planungsworkshops und einladen der relevanten Teilnehmer, also Führungskräfte aus verschiedenen Führungsebenen. Er gibt den Teilnehmern Vorbereitungsaufgaben und erinnert sie an deren Erledigung vor dem Planungsworkshop.
- Planung des konkreten Ablaufs im Planungsworkshops.
- Dann kommt der OKR Planungsworkshop. In diesem Workshop wird das OKR-Set, also ein bis fünf Objectives mit jeweils 2 bis 4 Key Results entwickelt. Diesen Workshop bereitet der OKR Coach vor und moderiert die Teilnehmer durch die Methoden. Er stellt immer wieder Fragen, die den Teilnehmern helfen die Objectives und Key Results zu verbessern. Der OKR Coach ist verantwortlich, dass ein aus Sicht der Methode gutes OKR-Set gefunden wurde. Er ist nicht verantwortlich, ob die Ziele wirklich hilfreich sind und wie gut sie erreicht werden können.
- Es folgen dann die wöchentlichen Updates für die Zeit, in der an den OKRs gearbeitet wird, also in der Regel 12 Wochen. Beim OKR Weekly moderiert der OKR Coach die Teilnehmer mit Fragen zu der Erkenntnis, wie die Fortschritte zu bewerten sind. Er hilft der Gruppe herauszufinden, ob weiter gearbeitet werden kann wie bislang oder eine grundsätzliche Veränderung im Vorgehen nötig ist. In der Regel werden unter den Teilnehmern auch Unterstützungsbedarfe und Ideen ausgetauscht.
- Gegen Ende des OKR Zyklus steht das Review an. In diesem werden die erreichten Ergebnisse den Ansprüchen aus Objectives und Key Results gegenübergestellt. Der OKR Coach sorgt dafür, dass zum Termin alle Daten für die Bewertung der Erreichung vorliegen und führt die Teilnehmer methodisch durch den Bewertungsprozess.
- Bei der Retrospektive stehen alle Aspekte der OKR-Durchführung im Mittelpunkt. Es geht darum Erkenntnisse zu gewinnen, die es der Gruppe ermöglichen den nächsten Zyklus noch besser zu gestalten. Auch dieser Termin wird vom OKR Coach vorbereitet und moderiert. Typischerweise kommen hier auch Verbesserungsvorschläge bezüglich des Vorgehens heraus. Für die Umsetzung dieser Vorschläge ist der OKR Coach verantwortlich.
Wie hilft der OKR Coach zu guten Objectives und Key Results zu kommen?
Der OKR Coach ist in den Workshops häufig der Gastgeber für eine Gruppe von Führungskräften. Es ist wichtig, dass er sich nicht nur auf die Methoden der OKR versteht, sondern auch die Gruppe angemessen moderiert.
Ich erlebe in fast jedem Führungskreis, einzelne Führungskräfte, die sich sehr ausführlich zu unwesentlichen Aspekten äußern. Das ist nicht nur nervig für die Gruppe, sondern kostet auch wertvolle Workshop-Zeit.
Erst wenn sich diese Personen zurück nehmen, besteht die Chance in der begrenzten Workshopzeit gute Ergebnisse zu erzielen. Eine gute Gruppenmoderation ist aus meiner Sicht wichtiger als die perfekte Methode zur OKR-Gewinnung.
Zunächst muss man auf die Objectives kommen, hier helfen viele Techniken aus dem agilen Umfeld. Um Themen zu sammeln kann man die eine oder andere Methode aus der SCRUM Retrospektive nutzen (hier eine Liste der Methoden aus dem Retromat).
Wichtig ist, dass alle möglichen Quellen für Objectives herangezogen werden: Strategie, mittelfristige Ziele, OKR von übergeordneten Stellen, Überbleibsel aus der letzten Runde, aktuelle Probleme, Kalender: was hat die meiste Zeit in den letzten Wochen in Anspruch genommen, etc.
Aus diesen vielen Kandidaten wählt man die, für alle wichtigsten Objective-Themen, aus. Das kann man mit den Methoden der Gruppenentscheidung machen.
Aus den Themen formuliert die Gruppe dann die Objectives. Der OKR Coach achtet darauf, dass
- die Objectives nicht zu einfach zu erreichen sind, so dass sie motivieren
- die Objectives auch nicht zu schwer zu erreichen sind, dass sie nicht deprimieren
- die Objectives genügend Spielraum für verschiedene Lösungsansätze enthalten, also insprivierend wirken.
- aus der Formulierung klar wird, warum dieses Objective für das Unternehmen in nächster Zeit entscheidend ist.
Die Bewertung der obigen Bedingungen nimmt die Gruppe vor, der OKR Coach sorgt dafür, dass diese Kriterien nicht ignoriert oder übergangen werden.
Aus den Objectives leitet die Gruppe dann die Key Results ab. Ein Key Results ist ein Ergebnis, das erstellt werden kann und direkt auf der Objective einzahlt. Wichtig ist, dass hier nicht die Bemühungen benannt werden, die man unternehmen will, sondern die Ergebnisse, die man mit diesen Bemühungen erreichen will.
Für ein Marketing-Objective wird man also nicht 4 Positionierungs-Workshops als Key Result definieren, sondern "Mindestens 60% der Teilnehmer bei unsere Internet-Umfrage verbinden unser Unternehmen mit ...".
Wenn man die Resultate beschreibt, dann ist immer noch offen, WIE man diese Ergebnisse erzielen möchte.
Aus diesem Grunde biete ich inzwischen nach dem OKR-Workshop noch einen Termin an, um einzelne Key Results mit konkreten Maßnahmen zu planen. Diese Aspekte liegen streng genommen schon ausserhalb von OKR, der Schwerpunkt von OKR ist eben auf Resultate und nicht auf Anstrengungen.
Während der gesamten Suche nach OKR, ist wichtig, dass der OKR Coach den Bezug zum Ziele-Überbau immer wieder herstellt. Damit nicht verloren geht, was ein Objective mit der Strategie, Mission und Vision zu tun hat.
Mit etwas Übung und Erfahrung führt der OKR Coach auch eine Qualitätskontrolle durch:
- Sind die Formulierung allgemein Verständlich und präzise?
- Können wir die Key Results messen und mit einer Erwartung (Zielwert) vergleichen
- Ist die Messung leicht zu verfälschen?
Mit welchen Herausforderungen muss der OKR Coach rechnen?
Als OKR Coach kommt schnell das Gefühl der Überforderung, wenn man die Ansprüche der Methode kennt und dann mit der Realität im Unternehmen konfrontiert wird.
Die Einführung von OKR ist ein unglaublich anspruchsvolle Aufgabe, hier einige Gründe dafür:
- Es gilt Gruppen von Führungskräfte zu führen ohne formale Weisungsbefugnis.
- OKRs verändern die Kultur, vor allem wenn die Organisation bislang Ziele eher definiert und zugewiesen hat.
- Führungskräfte vermuten hinter OKR oft ein neues Leistungssystem. Der daraus entstehende Wetteifer führt in der Gruppe zu ungünstigem Konkurrenzdenken.
- OKRs bauen auf völliger Transparenz auf. Wenn dies im Unternehmen bislang nicht üblich ist, dann führt Transparenz schnell zu (unbegründeten) Ängsten.
- Es ist oft nicht leicht für OKR einen Platz zu finden neben bestehenden Zielsystemen, Leistungsmessungen, Strategie-Aktivitäten, etc..
- Menschen sind Neuerungen gegenüber meist skeptisch. Veränderungen lösen Ängste und Sorgen aus. Allein schon die Tatsache, dass man "zusätzliche Termine" wahrnehmen muss, kann schon für einige für Verstimmung sorgen. Der OKR Coach darf die menschliche Komponente der Einführung der Methode nicht ausser Acht lassen.
Etwas einfacher ist es, wenn OKR nicht gleich unternehmensweit eingeführt werden, sondern schrittweise Bereich für Bereich. Selbst dann bleibt es ein anspruchsvolle Aufgabe.