März 22

Erstelle dein OKR Board mit dieser Anleitung selbst

#4 Wecke den Teamgeist

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Viele Teams arbeiten mit OKR und bei der Betrachtung der verschiedenen OKR Boards sind mir ein paar Dinge aufgefallen, die ich ganz gelungen fand und teilen möchte.

Was ist ein OKR Board? Auf dem OKR Board visualisiert das Team, das mit der Methode OKR (Objectives and Key Restults) arbeitet, wöchentlich seine Fortschritte. Bei einem zweckmäßigen OKR-Board erkennt man die Fortschritte im Team auf einen Blick. Jedes Team kann sich sein OKR-Board in Form und Inhalt selbst gestalten. 

Einige Elemente sind auf allen Board zu finden, andere Bestandteile haben findige Team ergänzt. Unter Umständen könnten diese Teile auch für dein Team interessant sein.

Was gehört minimal auf ein OKR Board

Auf jeden Fall gehören alle Objectives und ihre Key Results auf das OKR Board. Hier ein (fikitves) Beispiel:

Das wäre auch der minimale Inhalt eines OKR Boards. Für das Team selbst mag das minimale Board nicht spektakulär sein, aber wenn die Objectives und die Key Results im ganzen Unternehmen sichtbar sind, dann ist das bereits ein großer Fortschritt.

Dieses Board ist für die wöchentlichen Fortschrittsmeetings nützlich. Allerdings wäre es noch schön, wenn wir noch den Fortschritt der Key Results auf dem Board erkennen könnten.

In diesem Beispiel wurden jeweils zählbare Objekte in den Key Results verwendet. Das macht die Erfassung des Fortschrittes leichter.

Wenn die Key Results nicht so gut zählbar definiert wurden, dann kann ersatzweise der Erreichungsgrad vom Team geschätzt werden. Das Team wird spätestens am Ende des OKR Zyklus von selbst darauf kommen, das solche Key Results schwierig zu bewerten sind. In den künftigen OKR-Set werden solche Key Results immer weniger häufig auftreten.

Die Arbeit läuft in den meisten Teams nicht wie am Fließband. Da kann es vorkommen, dass einige Zeit keine Ergebnisse erzielt werden und dann in einer Woche plötzlich mehrere Key Results fertig werden.

Aus dem aktuellen Stand der Key Results kann man also nicht schließen, ob zum Ende des Quartals die gewünschten Key Results fertig werden. Die (hoffentlich) wachsende Zahl der fertigen Key Results bewirken, dass alle Teammitglied motiviert auf die Fertigstellung weiterer Resultate hinarbeiten.

Für die Prognose, ob das Ziel am Quartalsende erreicht werden kann, braucht es die Einschätzung der Teammitglieder. Das kann man schnell mit Daumen hoch, waagrecht, runter abfragen und ebenfalls auf dem OKR Board festhalten. 

Dann könnte das OKR Board wie folgt aussehen:

Fertig! Mehr braucht ein Team nicht, um ihre Ziele mit OKRs zu verfolgen und im Blick zu behalten. Wenn du mit OKR im Team startest, dann solltet ihr auf keinen Fall mehr machen!

Die Stärke von OKR entsteht durch den Austausch im Team. Folgende Überlegung sollten im Vordergrund stehen:

  • Sind wir auf dem richtigen Weg? Führen die Key Results, die wir erstellt haben wirklich zu unserem Objective?
  • Erweist sich das Objective als nützlich um die Strategie umzusetzen?
  • Sollten wir ein Objective oder Key Result anpassen, weil sich Annahmen im Planungsworkshop inzwischen geändert haben?
  • Kommen wir gut genug voran? Was müssen wir grundsätzlich verändern, dass sich mehr Fortschritt einstellt?

Diese Fragen führen den Blick wieder auf das große Ganze und nicht in den Tunnel der Arbeitsorganisation. 

Wie kann man das OKR Board sinnvoll ergänzen?

Wenn wir uns das Beispiel oben ansehen, dann werden wir feststellen, dass wir im Objective 2 ein Key Result definiert haben, das lautet: "Mindestens 80% unserer Kunden kennen unser Angebot der Ausstattungsanalyse."

Vermutlich wird es mit Abwarten und Teetrinken nicht möglich sein diese Key Result zu erzielen. Also brauchen wir eine Idee mit welcher Taktik wir die Kunden in Kenntnis setzen wollen. Und bestimmt führen mehrere Dutzend Aktivitäten zu diesem Resultat.

Achtung: OKR ist keine Projektmanagement-Methode. Wir organisieren nicht die Arbeit mit den OKRs, sondern behalten den Blick auf den Ergebnissen.

Das Key Result gibt ganz klar wieder was wir erreichen wollen, aber nicht was wir dafür tun müssen.

Also wird das Team sich überlegen und dann festhalten, was sie an Aktivitäten unternehmen wollen. Diese tauchen auf dem OKR Board nicht auf. Am besten nutzt man dafür die Projektmanagement-Tools, die man ohnehin schon hat.

Es hat sich bewährt, wenn die Aktivitäten jedoch einen Verweis auf die Objectives oder Key Results haben, auf die sie einzahlen. Das ist hilfreich, wenn bei einer Aktivität nicht mehr so richtig einleuchtet, wofür man sie machen wollte. Der Blick auf das angestrebte Resultat und Objective hilft die Aktivität möglichst sinnvoll auszuführen.

Einige Team haben die OKRs in ein elektronisches Kanban Board geschrieben - für jedes Objective eine Spalte und für jedes Key Result eine Karte. Die eigentlichen Aktivitäten wurden dann mit den Key-Result-Karten verknüpft. So kann man zu jedem Key Result die Aktivitäten sehen und umgekehrt.

Das macht zwar theoretisch viel her, leitet den Blick in die falsche Richtung. Das führt schnell zu einem Verwaltungs-Overkill. Manche Teams brauchen diesen Grad an Selbstverwaltung, aber ich rate davon ab. Nutzt die Zeit liebe über eure Ziele nachzudenken: Was wollen wir wirklich erreichen, gibt es Abkürzungen dorthin?

Welches Tool ist für das OKR Board nützlich?

Ganz ehrlich: die Teams, die ihr OKR-Board auf einem Whiteboard im Büro einrichten, nutzen es am intensivsten. Die beschreibbare Wand ist geduldig und erträgt auch fantasiereiche Verzierungen, Kommentare und Ergänzungen.

Bei verteilten Teams oder bei Kollegen, die im Homeoffice arbeiten, wird dann doch eine elektronische Version des OKR Boards bevorzugt.

Denke bitte daran, dass OKR einfach sein und genutzt werden soll. Kauft auf keinen Fall ein neues Tool dafür, sondern nutzt Infrastrukturen, die ihr schon im Unternehmen habt. Das hat zwei Vorteile:

  1. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen schon, wie diese Werkzeuge zu bedienen sind
  2. bei den bekannten Werkzeugen muss nicht ein zusätzliches Werkzeug geöffnet werden.

Das wichtigste Kriterium lautet: werden wir das Werkzeug (täglich) ansehen und nutzen?

Folgende Werkzeuge werden häufig für OKR genutzt:

  • Ein einfaches Tool kann Microsoft Excel sein. Damit lassen sich die Werte nicht nur festhalten, sondern auch noch visualisieren.
  • Confluence
  • Google Docs
  • Das vorhandene Intranet oder Social Net 

Sehr häufig werden Werkzeuge eingesetzt, die ein Kanban-Board darstellen können:

Ausserdem gibt es noch Werkzeuge, die sich auf die Darstellung der OKR im gesamten Unternehmen spezialisiert haben. Die haben dann den Vorteil, dass man durch alle OKR-Sets im Unternehmen navigieren kann. Also bei der Unternehmensspitze beginnen kann und dann alle Ebenen bis zum eigenen Team verfolgen kann.

Beispiele für solche Tools sind: Gtmhub, Workpath oder Weekdone. Werkzeuge diese Kategorie sollten jedoch vorher genau evaluiert werden.


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