Die optimale Dauer und Frequenz von Teammeetings

Neulich habe ich mir die Frage gestellt, wie oft unser Teammeeting stattfinden soll. Es soll keine wertvolle Zeit in Meetings verschwendet werden, aber der Austausch des Teams darf auch nicht zur kurz kommen. Meine systematischen Überlegungen zur Häufigkeit von Teammeetings fasse ich hier zusammen.

Wie oft und wie lang sollte also ein Teammeeting stattfinden?

Die typische Praxis von Teamleitern kann als erster Richtwert dienen: viele machen wöchentliche Teammeetings mit einer Stunde Dauer. Diese Teambesprechungen kann man ergänzen durch tägliche Besprechungen, die aber nicht länger als 15 Minuten gehen dürfen.

Bei genauerer Betrachtung macht ein starres Besprechungsformat keinen Sinn. Neben den Routine-Themen, muss das Team Zeit aufbringen um ihre Arbeitsverteilung und andere wichtige Themen zu klären. In wöchentlichen Meetings werden solche Themen schnell untergehen. Eine gute Lösung muss also anders aussehen.

Was muss wie oft und wie lange mit dem Team besprochen werden?

Das Teammeeting ist kein Selbstzweck, sondern dient dem Team als Informationsaustausch und Entscheidungsplattform. Die Frequenz und Dauer eines Teammeetings ergibt sich also aus den notwenigen Inhalten.

Es gibt Inhalte, die werden mehr oder weniger ausführlich in jedem Team besprochen. Als Führungskraft habe ich großes Interesse daran, dass dies im Team und in geregelten Besprechungen erfolgt. Ansonsten sorgen diese Themen schnell für Probleme, die das Team in den Kaffeepausen beschäftigt.

Es wäre Wahnsinn, wenn man für jedes der obigen Themen ein eigenes Meeting planen würde. Also fassen wir die Themen zu wenigen Besprechungen zusammen. Organisatorisch geht das nur, wenn die Frequenz der Themen gleich oder zumindest ähnlich ist. Ausserdem müssen alle Themen stimmig sein, wenn wir sie in einer Besprechung zusammenfassen.

Im nächsten Schritt ermittle ich für alle Themen einzeln die erwartete Frequenz und Dauer. Die folgende Tabelle habe ich für mein Team ausgefüllt und soll als Beispiel dienen. Für dein Team wird das nicht zutreffen, du kommst nicht anders, als die passenden Werte selbst zu bestimmen.

Mit ein wenig überlegen komme ich auf folgende Teammeetings:

Für die Strategie und Soziales gibt keine regelmäßigen Termine, diese Termine werden bei Bedarf vereinbart.

Das Teammeeting läuft nicht nach plant - wir sprengen oft das Zeitlimit

Jedes Team wird gelegentlich einen Themenblock überziehen, das ist okay. In vielen Team ist Überziehen eher die Regel. Dieses Phänomen ist absolut typisch, jeder kennt und fürchtet es. Die Ursachen dafür können sehr unterschiedlich sein. Nachfolgend gebe ich dir ein paar Hinweise, denen du mal nachgehen könntest.

Der häufigste Grund für das Überziehen ist die nicht erlernte "Meeting-Disziplin". Oje, das klingt wie ein Vorwurf. Das muss ich erklären:

• Ein Team tut sich leichter, wenn jedes Meeting einen benannten Moderator hat. Dieser muss sich überlegen nach welcher Moderationsmethode er vorgehen möchte um ein Resultat zu erzielen.
• Ein Moderator hat das Recht jedes Teammitglied (und die Führungskraft) zu unterbrechen, wenn es aus der vorgegebenen Methode ausbricht und damit das Ziel des Meetings gefährdet.

Oft wird auch übersehen, dass das Team gar kein Team ist. Dahinter steckt, die Annahme, dass die Personen in einem Projekt, Kostenstelle o.ä. ein Team bilden. Das trifft oft nicht zu. Mit zwei Fragen kannst du prüfen, ob du ein oder mehrere Teams hast:

• Verfolgen alle Teammitglieder die gleichen Ziele?
• Können die Teammitglied nur gemeinsam erfolgreich sein, gibt es wechselseitige Abhängigkeiten? Sollte das nicht der Fall sein, dann bilde lieber zwei (oder mehrere) Teams.

Je klarer die Struktur im Meeting ist, desto leichter fällt es den zeitlichen Rahmen einzuhalten. Dann kommt man eben nicht von einem Thema zum nächsten, sondern beendet erst das eine Thema (in der Zeit) und versorgt dann das Zweite (z.B. im Folgemeeting).

Geht es im Teammeeting "hoch her", dann kann das ein Indiz dafür sein, dass es unbehandelte Dinge auf der Beziehungsebene gibt (also "Soziales").

Eine persönliche Verletzung, die nicht durch Aussprache geklärt wird, wirkt auf subtile Weise. Sie kann z.B. in eine permanente Veto-Haltung bei Sachfragen resultieren.

Es ist Zeitverschwendung immer schön sachlich weiter zu machen, wenn die Ursache persönlicher Natur ist. Dann wird es Zeit für eine Teamaussprache.

Wie komme ich auf die passenden Zeiten und Frequenzen von Teammeetings?

In meinem Beispiel habe ich präzise Frequenzen und Dauern für die einzelnen Themen angegeben. Doch wo kommen diese Angaben her?

Kurze Antwort: aus dem Bauch

Auch du darfst dir zutrauen einfach deine beste Schätzung vorzunehmen. Das ist ja nur der Startpunkt, du kannst später jederzeit Änderungen vornehmen.

Am besten ist es, wenn das Team selbst die Besprechungen nach ihrem Bedarf weiterentwickelt. So könnten die Meetings, ihre Inhalte, Frequenz und Dauer auch Änderungsgegenstand im Themenblock "Zuständigkeiten" sein. Jedes Teammitglied, das ein Meeting als unpassend empfindet, kann dort einen Lösungsvorschlag vorstellen und das Team stimmt darüber ab.

Schlaue Berater raten gerne dazu, bei den Teammitglied eine Umfrage zu machen, ob die Meetings als passend wahrgenommen werden und welche Inhalte die sich wünschen.

Ich bin kein Freund dieser Praxis, weil solche Wünsch-dir-was Aktivitäten die Teammitglieder dazu erzieht, dass sie über alles meckern dürfen, wenn es ihnen nicht gefällt. Mein Team darf alles ändern, wenn es ihnen nicht passt. Aber sie müssen dazu aktiv werden und einen konstruktiven Vorschlag vorlegen. Dieser wird vom Team wohlwollend geprüft und beschlossen.

Für agile Organisationen gilt der Grundsatz: Meetings lieber häufiger und dafür kürzer zu machen. In jedem Fall steht der Zweck des Meetings im Mittelpunkt und nicht irgendwelche Formalitäten.

Keiner schreibt vor, dass Besprechungen in einem Besprechungsraum stattfinden müssen. Wie wäre es mit einer Besprechung in der Kaffeeküche, beim Mittagessen, bei einem Spaziergang oder auf der Dachterrasse.

Routine zu entwickeln ist gut, weil sie uns effizient macht. Warum sollte man das Rad auch jedes mal neu erfinden.

Andererseits lohnt es sich Traditionen hin und wieder zu hinterfragen:

• Wer nutzt das Protokoll?
• Wozu machen wir immer diese Powerpoint-Präsentation?
• Helfen uns diese Zahlen weiter?
• Welche Inhalte der Unternehmenskommunikation sind relevant?
• Warum sitzen wir immer auf den gleichen Plätzen?
• etc. Es bringt nichts, wenn alles reibungslos läuft, aber das Team nicht wirklich voran bringt.

Gelegentliche Experimente sind keine Mutprobe, sondern helfen dem Team ein neues Leistungsniveau zu erreichen.

Die Frage, wie Menschen am besten zusammen arbeiten, lässt sich nicht eindeutig beantworten. Finde es für dich heraus - mit kritischer Neugier und Experimentierfreude.