Das Sync-Meeting dient dazu die Arbeit zu koordinieren und wichtige Informationen auszutauschen. Im Mittelpunkt des Sync-Meetings stehen die aktuellen Aktivitäten, es deckt damit das operative Feld ab siehe spannungsbasiertes Arbeiten .
Beschreibung
| Unterstützt | typische Frequenz | Eignung | Wer | Stufe |
|---|---|---|---|---|
| Einfluss, Struktur und Klarheit | wöchentlich | eher Teams | Moderator | Fortgeschritten |
Das Sync-Meeting stammt aus der Holacracy und wird dort Tactical Meeting genannt. Der Ablauf wurde durch unzählige praktische Erfahrungen immer weiter optimiert.
Das Sync-Meeting wird sehr regelmäßig mit einer hohen Frequenz durchgeführt, so dass das Team stets auf dem aktuellen Stand ist. Daher ist es wichtig, dass das Sync-Meeting besonders effizient durchgeführt wird.
Die Dauer ist auf eine feste Zeitspanne beschränkt, z.B. 60 Minuten. Das Sync-Meeting braucht einen Moderator, der stringent durch das Meeting führt und dafür sorgt, dass alles wichtige besprochen wird, aber nicht mehr. Das Ziel ist, am Ende der Zeitvorgabe alle Agendapunkte abgearbeitet zu haben.
Ablauf
| Nr. | ca. Zeit | Agenda | Beschreibung | Methoden-beschreibung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 5 | Check-in Runde | Alle Teilnehmenden äußern der Reihe nach ihr aktuelles Befinden, oder teilen einen anderen Wortbeitrag zur Eröffnung des Meetings. Reaktionen sind nicht erlaubt. | simple CI |
| 2 | 2 | Checklisten Durchsicht | Alle Teilnehmenden prüfen den Abschluss wiederkehrender Aktivitäten, über die sie regelmäßig für ihre Rollen im Meeting berichten. | |
| 3 | 3 | Kennzahlen Durchsicht | Alle Teilnehmenden teilen die Kennzahlen mit, über die sie regelmäßig für ihre Rollen im Meeting berichten. | |
| 4 | 10 | Erzielte Fortschritte | Die Teammitglieder heben Fortschritte in ihren Projekten oder anderen Initiativen hervor, über die sie regelmäßig für ihre Rollen im Meeting berichten. Sie dürfen nur den Fortschritt gegenüber dem vorigen Bericht mitteilen und nicht den generellen Status einer Arbeit. | |
| 5 | 5 | Agenda erstellen | Das Team erstellt eine Agenda der Punkte, die während des Meetings verarbeitet werden sollen. Jedes Teammitglied darf beliebig viele Agendapunkte hinzufügen, indem es einen kurzen Platzhalter für jeden Punkt nennt. Erklärung oder Diskussion sind nicht erlaubt. Agendapunkte dürfen auch während der Abarbeitung noch hinzugefügt werden. | |
| 6 | 30 | Spannungen abarbeiten | Wer einen Agendapunkt eingebracht hat, darf Anfragen an andere Teilnehmende richten, entweder allgemein als Teammitglied oder in einer Rolle. Jeder darf nur für Rollen sprechen, die er auch inne hat. Der Moderator managt die Zeit, um Raum für die gesamte Agenda zu haben. Der Moderator darf, nach einem angemessenen Anteil der Meetingzeit, die Verarbeitung jedes Punktes abbrechen. | |
| 7 | 5 | Abschlussrunde | Alle Teilnehmenden äußern der Reihe nach eine Abschlussreflektion in Bezug auf das Meeting. Reaktionen sind nicht erlaubt. | simpler CO |
Hinweise
- Der Moderator achtet sehr darauf, dass die meiste Zeit in der Abarbeitung der Spannungen verbracht wird und stoppt zu redeselige Teammitglieder.
- Nicht alle Projekte und Aktivitäten erfahren zwischen zwei Meetings Fortschritte, das ist normal und nicht peinlich. Es genügt knapp „kein Update“ zu sagen und mit der nächsten Aktivität fortzufahren.
- Mit etwas Übung lassen sich Team-Meetings in Rekordzeit durchführen.
- Ein großer Teil der Zeitersparnis ergibt sich daraus, dass Spannungen, die nicht in das operative Feld gehören, nicht im Sync-Meeting bearbeitet werden. Sie werden in die Themenspeicher für die passenden Meetings aufgenommen.
- Es gibt schöne Systeme, die den Ablauf unterstützen und eine Protokollierung stark vereinfachen: