7 Schritte wie Teams zu guten Entscheidungen kommen

Auch agile Teams, die schon länger zusammenarbeiten, tun sich schwer, wenn sie eine Entscheidung als Gruppe treffen sollen. Oft gibt es einen informellen Anführer oder eine Anführerin, die eine solche Entscheidung wesentlich beeinflusst haben. Das finde ich unbefriedigend und habe hier eine Anleitung für gute Gruppenentscheidungen entwickelt.

Wie läuft nun eine gute Gruppenentscheidung ab?

Innerhalb dieser sieben Schritte kommen verschiedene Methoden der Gruppenentscheidung zum Einsatz. Manche Methoden sind dir sicherlich bereits bekannt, andere könnten dir zum ersten Mal begegnen. Ich habe in den Schritten die jeweils passenden Methoden verlinkt, der Link führt auf einen anderen Artikel auf dieser Web-Site.

Am Ende dieses Artikels findest du die 7 Schritte noch als Übersichtsgrafik zum Download. Sie hat mir schon mehrmals als Gedankenstütze gute Dienste erwiesen.

Eine Gruppenentscheidung passiert nicht einfach so, sondern erfordert eigene Kompetenzen. Daher macht es Sinn, dass das Team eine Person aus ihren eigenen Reihen als Entscheidungs-Facilitator bestimmt. Der Entscheidung-Facilitator (oder Moderator) kennt den Entscheidungsprozess gut und leitet die Gruppe darin mit Leichtigkeit und sicher an.

Auch wenn die Person aus dem Team kommt, ist es besser, wenn sie nicht oder nur wenig von der Entscheidung betroffen ist. Im Zweifelsfall hat ein Team zwei Facilitatoren oder kann auf einen Facilitator eines anderen Teams zugreifen.

Die Rolle des Facilitators ist wichtig und wird meist unterschätzt. In manchen Teams löst die Einführung diese Rolle geradezu eine allergische Reaktion aus. Dann ist es wichtig zu betonen, dass diese Rolle die Entscheidung nicht trifft, sondern nur herbeiführt.

Es ist auch keine gute Idee diese Rolle in jedem Meeting neu zu vergeben oder wöchentlich rollieren zu lassen. Dabei wird unterschätzt, wie viele Fähigkeiten die Moderation einer Gruppenentscheidung benötigt: neben der Methodik muss die Rolle zuhören können, Gruppendynamik erkennen und verstehen, die Haltung eines Team-Coaches einnehmen, etc.

Nun haben wir also eine Moderation bestimmt und können den zweiten Schritt machen.

Wenn es in der Organisation keine Führungskräfte mehr gibt, dann entfällt dieser Schritt. Ich gehe hier davon aus, dass es eine zuständige Führungskraft gibt, auch wenn diese nur wenig sichtbar ist.

Formal kann die Führungskraft nun mal jede Entscheidung überstimmen oder im Nachgang revidieren. Wenn die Führungskraft das Eingreifen für nötig hält, dann hat man nicht nur Zeit und Energie für die Gruppenentscheidung verschwendet, sondern auch noch das Verhältnis zur Führungskraft verschlechtert.

Daher kläre in diesem Schritt, ob die Führungskraft die Entscheidung treffen kann oder möchte. Ist das der Fall, dann handelt es sich um eine autokratische Entscheidung und das Team ist "raus". Das Team kann nur entscheiden, wenn die Führungskraft keinen Anspruch auf die Entscheidung erhebt.

In diesem Schritt prüfen wir, ob es nicht bereits ein Teammitglied gibt, das diese Entscheidung zu treffen hat. Es sollte nicht die Regel sein, dass ein Teammitglied seine Entscheidungen dem gesamten Team aufhalst.

Bevor sich das Team und auch der Facilitator weiter mit der Entscheidung befasst, ist zu klären, ob bereits eine Person im Team für diese Entscheidung zuständig ist.

Ist eine Rolle bereits zuständig, ist die Autonomie dieses Teammitglieds zu respektieren. Nicht das Team entscheidet, es ist ein Einzelentscheid.

Nehmen wir an, die Zuständigkeit für diese Art von Entscheidungen sei noch offen. Kommen diese Fragestellungen nur selten vor,  dann kann das Team die Entscheidung in diesem speziellen Fall treffen. Doch wenn diese Art von Entscheidungen regelmäßig auftreten, wäre es dann nicht besser, wenn das Team einfach die Zuständigkeit solcher Fragen einer Rolle im Team überträgt?

Okay, es ist also eine Entscheidung, die durch die Gruppe getroffen werden soll. Nun nähern wir uns der Frage wie die Entscheidung ablaufen soll.

Wenn du in einer Behörde arbeitest, in der Effizienz keine Rolle spielt, dann kannst du gleich zum nächsten Schritt gehen.

Die Tatsache, dass es bislang keine einzelne Rolle gibt, die für die Entscheidung zuständig ist, bedeutet nicht, dass sich nun das gesamte Team mit der Entscheidung beschäftigen muss. Es sei denn, das Team hat noch nicht die nötige Reife (siehe Kinderfußball).

In der Regel haben nicht alle Teammitglieder die gleichen Kompetenzen erworben, den gleichen Wissenstand und einen ähnlichen Erfahrungsschatz. Möglicherweise verfügt eine einzelne Person oder eine Teilgruppe über genügend Kompetenzen, Wissen und Erfahrungen, um die Entscheidung gut zu treffen.

Die Faustregeln lautet, wenn die Mehrheit nicht signifikant zu einer besseren Entscheidung beitragen kann, dann reicht es, wenn eine Teilgruppe die Entscheidung trifft. Scheinen nur wenige Teammitglieder keinen wesentlichen Beitrag leisten zu können, dann sollten sie dennoch nicht ausgeschlossen werden.

Wenn eine Teilgruppe genügt, dann wird diese identifiziert und das Team spricht dann diesen Personen das Vertrauen für die Entscheidung aus, gegebenenfalls mit Bedingungen. Ab dann überlässt das Team diesen Personen den Einzelentscheid.

Dieser Schritt leuchtet den meisten Menschen ein, wenn man ihn erklärt. Dennoch tun sich viele Teams schwer, die Entscheidung einer kleinen Gruppe zu überlassen. Das fühlt sich an wie Verrat an dem Team, wie eine subversive Spaltaktion.

Diesen Menschen kann man zwei Argumente zum Nachdenken geben:

1. Es ist die Gruppe, die die Entscheidung in die Hände der kleinen Gruppe legt. Die Gruppe hat sich die Entscheidung nicht einfach angeeignet und das Team mit dem Ergebnis ihrer Entscheidung überrascht - das wäre subversiv und spalterisch.
2. Woher kommt dieses Misstrauen der kleinen Gruppe gegenüber? Was brauchen die zweifelnden Teammitglieder, um das Vertrauen zu entwickeln, dass die kleine Gruppe eine Entscheidung im Sinne des gesamten Teams treffen wird?

Sollte sich herausstellen, dass es eine hohe Betroffenheit und starke Emotionen im Team gibt, dann sollte man die Entscheidung nicht der Teilgruppe überlassen. Bei der anstehenden Entscheidung handelt es sich um einen der beiden Sonderfälle.

In diesem Schritt prüfen wir, ob einer von zwei Sonderfällen vorliegt. Ist das der Fall, dann erleichtert das den Entscheidungsprozess, weil damit auch die Methode zur Entscheidungsfindung feststeht.

Sonderfall Akzeptanz

Es wäre so einfach, wenn wir die Entscheidungen immer auf der Grundlager rationaler Gründe treffen könnten. Zumindest bei den fachlichen Fragen im Team sollte dieser Anspruch über den persönlichen Befindlichkeiten der einzelnen Teammitglieder gestellt werden.

Eine einfache Frage wie: "Wir machen ein Team-Essen. Wohin sollen wir gehen?" Ist nicht wirklich nach rationalen Entscheidungskriterien zu treffen. Manchmal fühlt sich etwas einfach blöd an, auch wenn wir nicht erklären können warum.

Eine andere Frage "Wo hängen wir den Pflichtaushang im Team Raum auf?" betrifft auch das gesamte Team, wird bei der Mehrheit jedoch ein gleichgültiges Schulterzucken auslösen. Hier kann man also nach rationalen Kriterien entscheiden, ohne dass Widerstand zu erwarten ist.

Prüfe, ob die zu entscheidende Frage folgende beiden Kriterien erfüllt:

1. Die Frage betrifft das Team direkt (z.B. Gestaltung der Arbeitsplätze, Sitzordnung, Meetings, Rollendefinition, Aufgabenverteilung, Geld, persönliche Entwicklung)
2. Die Frage löst bei den Betroffenen echte Emotionen aus (z.B. Wut, Ärger, Frust, Euphorie, Erleichterung, Begeisterung).

Sind diese beiden Bedingungen erfüllt, dann sollte die Lösung in einer Diskussion gesucht werden, die mit einem Konsens endet.

Die Suche nach einem Konsens benötigt typischerweise am meisten Zeit und die Entscheidung wird selten mutig ausfallen. Im Konsens wird auf alle kritischen Aspekte verzichtet, jedes Individuum in der Gruppe versucht sein empfundenes Risiko zu minimieren.

Es ist völlig legitim einen Konsens herbei zu führen. In obigen Fällen ist es die beste Methode zu einer Entscheidung zu kommen. Je reifer ein Team ist, desto weniger bemühen Teammitglieder diese aufwändige Methode und wählen eine andere Methode, um ihre Entscheidung zu treffen.

Teams die ständig in Diskussionen den Konsens suchen, spielen Kinderfußball!

Es ist wichtig, dem Team keine Entscheidungsmethoden aufzuzwingen, die bei den Teammitgliedern Unbehagen auslösen. Dennoch kann ein Team-Coach, SCRUM-Master oder eine Führungskraft dem Team helfen mittelfristig besser zu werden.

Sonderfall schnelle Auswahl

Der zweite Sonderfall ist etwas einfacher. Dazu sollten folgende Kriterien erfüllt sein:

1. Es gibt eine Aufzählung von Optionen, es wird eine Entscheidung für eine der Optionen gesucht (z.B. das Team wählt aus mehreren Bewerbern auf eine Stelle).
2. Die Entscheidung soll schnell getroffen werden, weil die Auswirkungen nicht so groß sind, dass ein aufwändiger Entscheidungsprozess gerechtfertigt ist.

Die passende Methode zur Entscheidung von Fragen, die diese Kriterien erfüllen, ist der Mehrheitsentscheid.

Es gibt viele Variationen beim Mehrheitsentscheid: absolute oder relative Mehrheit, wird eine Mindestzahl an Stimmen verlangt, Enthaltung erlaubt, geheim oder offen, etc.

Das erste Kriterium liegt auf der Hand, man kann keine Wahl ohne Wahlzettel abhalten. Es ist auch nicht vorgesehen, dass der Wahlzettel während der Wahl angepasst wird. Daher ist es Voraussetzung, dass die möglichen Optionen klar benannt sind und darüber hinaus keine anderen Optionen sinnvoll sind.

Hat die Wahl stattgefunden, dann gibt es eine siegreiche Option. Es liegt in der Natur einer Mehrheitsentscheidung, dass die Stimmen der Minderheit unberücksichtigt bleiben. Dennoch müssen alle Teammitglied diese Entscheidung, so wie sie getroffen wurde, mittragen und ebenfalls die Verantwortung dafür übernehmen.

Aus diesem Grund ist das zweite Kriterium sehr wichtig. Kann von der Minderheit die Akzeptanz der Entscheidung nicht verlangt werden, dann ist eine Mehrheitsentscheidung sinnlos. Man kommt zwar schnell zu einem Ergebnis, das ist allerdings wertlos. Weil einige Teammitglieder die Entscheidung nicht mittragen und möglicherweise (unbewusst) sabotieren, wird die Entscheidung kaum erfolgreich umgesetzt werden.

Wenn diese beiden Sonderfälle nicht zutreffen, dann prüfe bitte, ob es überhaupt sinnvoll ist, dass das Team (jetzt) entscheidet.

Bevor sich das Team intensiv mit der Entscheidung befasst, ist es wichtig festzustellen, dass die Beschäftigung des Teams mit der Fragestellung überhaupt zu einer besseren Entscheidung führen kann. Oft fehlen dem Team wichtige Informationen, um die möglichen Optionen der Entscheidung zu bewerten. In diesem Fall kann sich das Team beliebig lange mit der Entscheidung beschäftigen, doch wird dies - egal wie sie es anstellen - nicht zu einer besseren Entscheidung führen.

So wie ein Team, das fast eine Stunde sehr intensiv diskutierte, welchen von drei neu entstehenden Besprechungsräumen sie für die Team-Besprechungen wählen sollten. Sie hatten sich für Raum 1 entschieden, erst später hat sich herausgestellt, dass nur Raum 3 für die Gruppe geeignet war. Die Beschäftigung mit der Raumfrage war also nutzlos.

In so einem Fall gibt es eine einfache Methode, die gekonnt eingesetzt sehr wirksam ist: Abwarten.

Im Ernst, nicht jede Entscheidung muss dann getroffen werden, wenn sie uns über den Weg läuft. Also prüfe bitte, ob die Zeit reif ist jetzt die Entscheidung zu treffen.

Vielleicht ist jetzt eine Entscheidung nötig, obwohl noch nicht genug Informationen vorliegen. Oder es ist absehbar, dass sich die Informationslage ohnehin nicht verbessern wird. In diesem Fall ist es am einfachsten und schnellsten, die Entscheidung dem Zufall zu überlassen.

Wichtig dabei ist, dass die Zufallsentscheidung zuvor mit dem Team geklärt ist und alle einverstanden sind. Und natürlich sollte der Münzwurf oder das Auswürfeln für alle sichtbar erfolgen. Dann ist sichergestellt, dass die Entscheidung vom Team auch akzeptiert wird.

Nun sind wir also beim letzten Schritt angekommen und wir können uns ganz sicher sein, dass eine Gruppenentscheidung sinnvoll ist. Die dafür nötige Zeit ist also gut investiert.

Hier können nochmal zwei unterschiedliche Methoden angewandt werden:

1. Die Entscheidung ist eher emotional. Die Entscheidung hat weniger mit Logik und mehr mit Einschätzungen zu tun, die aus dem Bauch heraus vorgenommen werden. Alle können eine Einschätzung vornehmen, aber die Teammitglieder können nur zum Teil Argumente für ihre Bewertung vorbringen, ein Großteil der Einschätzung entsteht einfach aus dem "Gefühl". In solchen Fällen kann das Team durch systemisches Konsensieren zur Lösung kommen.
2. Die Entscheidung kann sehr rational getroffen werden. Die Teammitglieder können sehr sachlich argumentieren, es ist ihnen gut möglich Kriterien anzuführen und diese nachvollziehbar zu bewerten. In diesen Fällen kommt das Team am besten zurecht mit einem integrativen Konsent.

"Konsent" ist kein Schreibfehler! Konsens und Konsent sind zwei unterschiedliche Begriffe!

Keine Frage, diese Methoden sind die Königsklasse für Gruppenentscheidungen. Wenn das Team hier mitzieht wird man zu erstklassigen Ergebnissen kommen. Beide Verfahren, vor allem aber der integrative Konsent, haben das Ziel im Team neue Optionen hervorzubringen. Es geht also mehr um die Suche nach der besten Lösung als um eine reine Entscheidung für eine der feststehenden Optionen.

Für diese letzten beiden Methoden braucht das Team jedoch Zeit und Übung. Bei den ersten Durchführungen können die Methoden zäh und kompliziert wirken. Das ändert sich jedoch, wenn das Team die Verfahren bereits kennt und allen Teammitgliedern bewusst ist, wie sie sich in den Prozess einbringen können.

An dieser Stelle sei mir erlaubt nochmal auf die Bedeutung des ersten Schritts hinzuweisen. Das Team wird nicht bei jeder Fragestellung die zeitintensiveren Methoden erdulden, doch bei den passenden Fragestellungen werden sie gerne mitmachen. Es ist daher wichtig, dass der Entscheidungs-Facilitator zusammen mit dem Team festgestellt hat, dass die einfacheren und schnelleren Methoden (einschließlich Zufall) keine gute Option darstellen.

Sollte am Ende des siebten Schritts noch keine Gruppenentscheidung zustande kommen, dann liegen vermutlich andere Probleme im Team vor: z.B. fehlendes Vertrauen im Team, ein größerer Widerstand oder ein Teamkonflikt. Hier kann dich ein guter Coach unterstützen.

Bitte vergiss nicht, dass es für Gruppen sehr anspruchsvoll ist, gute Entscheidungen als gesamtes Team zu treffen. Ein Team und vor allem der Entscheidungs-Facilitator benötig also Geduld, Nachsicht und viel Übung, bis das Team mit Spaß zu guten Gruppenentscheidungen kommt.