Unternehmensziele werden in den meisten Unternehmen gemeinsam erarbeitet. Um diese Ziele auch zu erreichen, benötigen Sie ein Team, das eng miteinander zusammenarbeitet. Trotz der immer weitergehenden Individualisierung von heute, ist die beste Arbeitsweise noch immer, Teams zu organisieren.
Die Zusammenarbeit in Teams hat sich in vielen Projekten und Herausforderungen bewährt. Du solltest jedoch wissen, wie du aus einer Gruppe von Menschen ein starkes Team machst. Hier findest du 5 essenzielle Schlüssel zur Selbstorganisation von Teams mit Tipps, wie man ein Team zu einer funktionierenden Selbstorganisation entwickelt.
Die Wichtigkeit der Selbstorganisation
Selbstorganisation ist ein Prinzip, das häufig verwendet wird, um die Eigenverantwortung und Eigenmotivation zu fördern. Viele Menschen wollen sich dieser Arbeitsweise anschließen, um ihren Arbeitsalltag zu verbessern. Gerade die jüngeren Generationen können sich für ein Arbeitsleben, wie ihre Eltern es noch kannten, kaum noch begeistern. Während der Einarbeitung ist ein Chef, der Anweisungen gibt, noch willkommen. Doch wächst dann der Wunsch nach Selbststeuerung und Eigenverantwortlichkeit.
Ein Team arbeitet selbstorganisiert, wenn es gemeinsam für die Erreichung von Zielen verantwortlich ist und dabei in wechselseitigen Abhängigkeiten steht. Damit die Zusammenarbeit funktioniert, benötigt das Team entsprechendes Wissen und verschiedene Kompetenzen.
Diese Kompetenzen gehen über die Fähigkeit der Teammitglieder hinaus, ihre Zeit vernünftig zu planen und effiziente Arbeitsprozesse zu etablieren. Dazu müssen auch soziale Aspekte betrachtet und entwickelt werden.
Mit Beginn der Industrialisierung hat man die Mitarbeiter auf “menschliche Ressourcen” (englisch: human resources) reduziert. Das Unternehmen ist eine Maschinerie, die Menschen sind darin austauschbare Rädchen.
Inzwischen wissen wir, dass sich dieses Unternehmensbild nur für einfache mechanische Arbeit anwenden lässt. Wer Wissensarbeiter wie funktionierende Rädchen in einem Getriebe behandelt, wird damit kaum erfolgreich sein. Unternehmen sind weniger auf die Muskelkraft der Belegschaft als auf die Kreativität der Gedanken angewiesen.
Denkleistung kann sich im Team gegenseitig steigern – du kennst bestimmt die Situation, dass ein Team eine Lösung entwickelt und dabei eine Idee die nächste befruchtet. Eine starke Team-Organisation hat eine hohe Lösungskompetenz und das ist der Schlüssel für den Erfolg des gesamten Unternehmens.
Selbstorganisation von Teams ist Führungsarbeit
Es zeigten Untersuchungen, dass nicht in jedem Team eine hohe Leistung entsteht. Im Gegenteil, die meisten Teams sind eher schlechter als die Summe der Einzelleistungen. Wie macht man aus einem typischen Team nun ein starkes Team?
Als Führungskraft habe ich mich lange Zeit auf die Ziele und die Abläufe fokussiert. Das habe ich auch richtig gut gemacht, die Leistung ist messbar gestiegen. Allerdings hatte das auch einen Preis: meine Arbeitstage wurden immer länger.
Das Team lernte schnell, dass ich die Abläufe genau kenne und diese gestalte, so dass sie sich rausgehalten haben. Wenn es Unklarheiten gab, dann kamen sie damit zu mir.
Mein Wunsch nach mehr Eigeninitiative und Selbstorganisation wurde immer dringlicher, je höher meine Arbeitsbelastung wurde. Noch wusste ich nicht, dass der bloße Appell an mehr Selbstorganisation nutzlos ist. Auch wenn alle Teammitglieder dazu bereit sind, mehr Verantwortung zu übernehmen, so funktioniert dies als Team nicht so einfach.
Der Schlüssel zum Erfolgsteam ist nicht für das Team die Arbeit zu organisieren. Sondern mit dem Team die Fähigkeiten zu trainieren, sich selbst zu organisieren.
Inzwischen weiß ich, dass es vielen Führungskräften so geht. Der Wunsch nach mehr Eigenverantwortung, mehr Selbstorganisation ist groß, aber das Team scheint sich geradezu der Übernahme von mehr Verantwortung zu verweigern.
So einfach es wäre, die Ursache im Team zu suchen, so muss man sich erst mal eingestehen, dass das Teamverhalten ein Resultat des eigenen Führungsverhaltens ist. Diese Erkenntnis ist ein wenig unangenehm, doch enthält sie eine gute Botschaft: die Führungskraft kann das Team zu mehr Selbstorganisation bringen.
Wie ein Team arbeitet, ist zum Teil durch die Vorgeschichte des Teams geprägt und zum Teil das Resultat von Führungsarbeit.
Das Resultat von Führungslosigkeit ist nicht Selbstorganisation, sondern Chaos.
Es gibt viele Dinge, die man beachten muss, wenn Selbstorganisation im Team funktionieren soll. Ich führe hier fünf Schlüsselfaktoren auf, die dir als Führungskraft helfen, zu mehr Selbstorganisation zu kommen. Diese Liste hat nicht den Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber einen guten Start.
Schlüssel 1: Kenne die Team-Topologie
Heutzutage wird ohnehin alles “Team” genannt. Doch ein Team ist keine homogene Gruppe von Menschen. Möglicherweise fühlen sich nicht alle Teammitglieder für die Teamziele verantwortlich oder können ihre Aufgaben voneinander unabhängig ausführen. Es ist wichtig, zu wissen, wie das Team aufgebaut ist: wo gibt es Core-Teams (CoRe = COllective REsponsible) und wo handelt es sich um Gruppen.
Die Festlegung, ob ein Teil des Teams ein Core-Team oder eine Gruppe ist, ist nicht nur durch Kriterien definiert, sondern kann von der Führungskraft gestaltet werden.
Führungskräfte scheitern häufig bei der Teamentwicklung, weil sie den Wunsch haben, dass sich ein großes, harmonisches Team bilden soll. Doch das ist oft nicht sinnvoll, weil für die Arbeit gar nicht notwendig, und auch nicht realistisch, weil sich nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen gut verstehen.
Lege also zunächst fest, welches Teil-Team eine gemeinsame Verantwortung übernimmt und welcher Teil eher als klassische Gruppe zusammenarbeitet. Diese grundlegende Entscheidung bestimmt alle weiteren Aktivitäten der Führungskraft: Core-Teams führen sich weitgehend selbst, müssen jedoch als Team entwickelt werden. Gruppen werden dagegen von der Führungskraft als einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geführt.
Die Topologie gibt der Teamentwicklung Struktur und klärt vor allem welche Entwicklung für das Team überhaupt notwendig ist.
Schlüssel 2: Vereinbare Team-Ziele
Auch Gruppen können gemeinsame Ziele haben, aber bei Core-Teams ist das gemeinsam verantwortete Ziel quasi die Existenzgrundlage.
Während es in Gruppen genügt, dass dort alle ungefähr wissen, wohin die Reise geht, müssen Mitglieder eines Core-Teams die Ziele nicht nur kennen, sondern sich dazu bekennen. Jedes Teammitglied übernimmt die volle Verantwortung für das Erreichen oder Nicht-Erreichen der Team-Ziele – also eben nicht: “Toll, Ein Anderer Macht’s”.
Core-Teams: gemeinsam scheitern oder gemeinsam feiern!
Die Ziele müssen dem Team nicht aufgezwungen werden, das Team darf bei der Definition der Ziele durchaus mitreden. Umgekehrt ist es aber nicht Aufgabe des Teams selbst herauszufinden, wofür es da ist. Die Führungskraft sollte eine Vorstellung haben und diese äußern. Wie auch immer der konkrete Prozess aussieht, die Führungskraft muss aber am Ende jedem einzelnen Teammitglied den Schwur auf diese Ziele abnehmen.
Bei Core-Teams bietet sich auch die Methode “OKR” an, diese funktioniert jedoch in Gruppen nicht gut! In diesem Artikel findest du Praktische Tipps zur Einführung der OKR Methode.
Schlüssel 3: Etabliere Team-Zeit
Die harten Anforderungen erfordern, dass eine möglichst hohe Leistung erbracht wird. Daher sind Führungskräfte oft versucht alle unnötigen Abstimmungen zu vermeiden. Das ist grundsätzlich richtig. Doch was scheinbar unnötig ist, bedeutet oft eine Investition in die Zukunft.
Selbst bei Maschinen werden regelmäßig Auszeiten für Wartung und Reinigung vorgesehen. Doch Teams sollen einfach immer “funktionieren”.
Bei unseren Teams wollen mir nicht mehr als einen Tag im Jahr für Teamentwicklung opfern? Dabei lohnt sich die Investition in Aktivitäten, die Fähigkeiten des Teams entwickeln. Nur so können Teams auf ein neues Leistungsniveau kommen.
Reine Tischkicker-Turniere, Kaffeepausen oder Team-Grillen sind damit allerdings nicht gemeint. Natürlich sind das schöne Aktivitäten, bei denen sich die Teammitglieder auch begegnen. Doch zeigen Untersuchungen, dass davon kein dauerhafter Effekt für die Teamentwicklung ausgeht.
Für eine sinnvolle Teamentwicklung solltest du ca. 3% als Team-Zeit reservieren. Das ist nicht viel und ein besser zusammenarbeitendes Team holt den Aufwand locker wieder rein. Mehr dazu habe ich in diesem Artikel geschrieben: Aufwand und Dauer einer Teamentwicklung
Schlüssel 4: Habe Geduld mit deinem Team
Die Entwicklung von einer Gruppe zu einem Core-Team ist vergleichbar mit dem Erwachsenwerden von Kindern. Gerade Mitarbeiter, die mehrere Jahre gewohnt waren, die angewiesenen Aufgaben zuverlässig zu erledigen, verwandeln sich nicht über Nacht in unternehmerisch denkende Teamplayer.
Die neuen Freiheiten sich als Team selbst zu organisieren, werden von einigen sehr zögerlich und skeptisch genutzt. Andere gehen voll ran und wollen gleich mal die Grenzen ausloten. Auf beides solltest du als Führungskraft vorbereitet sein: die Grenzen wirst du ruhig und bestimmt setzen und bei den Zögerlichen wirst du wohlwollend zur Teamarbeit ermuntern.
Auf jeden Fall darfst du Team-Entscheidungen hinterfragen, jedoch niemals überstimmen oder “korrigieren”. Wenn eine Führungskraft das zweimal macht, haben alle Mitarbeiter schnell begriffen, dass es sich bei der “Selbstorganisation” nur um eine Fassade handelt und die Dinge ihren gewohnten Gang gehen. Auf Eigenverantwortung und Eigeninitiative können diese Führungskräfte nicht wirklich hoffen.
Es dauert einige Wochen, bis Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gelernt haben, dass Selbstorganisation kein neues Buzzword und keine Modeerscheinung ist. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass die Entscheidungen tatsächlich im Team getroffen werden und die Führungskraft das voll unterstützt und nicht demontiert.
Dafür brauchst du als Führungskraft vor allem eins: viel Geduld.
Schlüssel 5: Arbeite systematisch am Team
Auf die Frage was eine Team-Entwicklung ist, bekomme ich tolle Antworten. Einfach mal das Team etwas machen lassen, was nichts mit Arbeit zu tun hat: zusammen kochen, grillen, wandern, Klettern, basteln, feiern, etc.
Keine Frage, ich gönne jedem Team diese Belohnungen. Doch frage ich mich, was sich dabei entwickeln soll. Bei der Teamentwicklung geht es doch darum, die sozialen Fähigkeiten des Teams zu erweitern.
Welche Führungskraft glaubt denn wirklich, dass ein Team nach einem Nachmittag im Kletterpark in der Lage ist zu besseren Entscheidungen zu kommen oder Konflikte konstruktiv auszutragen?
Aus meiner Sicht gehört zu einer Teamentwicklung, die Erhebung des aktuellen Zustandes mit einem Diagnose-Tool, wie z.B. von der tablegroup (The Five Dysfunctions of a Team), dem Rocket Model oder meinem Team-Echolot. Aufgrund der Ergebnisse der Teambefragung, kann das Team dann die Stärken und Schwächen herausarbeiten. Auf dieser Basis entscheidet das Team, welches Entwicklungsfeld es angehen möchte.
Die Entwicklung des Teams geschieht nicht nur durch Wissensvermittlung (wie zum Beispiel neue Methoden), sondern auch durch Trainieren neuer Verhaltensweisen im Team – wie z.B. sich gegenseitig ein nicht-verletzendes Feedback zu geben. Dafür erlernt und übt das Team zwischen Bewertung und Beobachtung zu unterscheiden, sich selbst zu reflektieren und Bitten ohne Forderungen zu stellen. Schließlich können die Teammitglieder auch kritisches Feedback austauschen, ohne dass die Beziehungen untereinander geschädigt werden.
Teamentwicklung = Team lernt neue soziale Fähigkeiten für eine bessere Zusammenarbeit
Welche Maßnahmen auch immer angegangen werden, sie führen immer dazu, dass die sozialen Fähigkeiten im Team steigen und die Zusammenarbeit sich verbessert. Viele kleine Entwicklungsschritte führen dazu, dass das Team die Fähigkeiten besitzt, weitgehend selbstorganisiert miteinander zu arbeiten.
Wenn der anstrengende Teil der Teamentwicklung mit einem entspannenden Spaß-Event abgerundet wird, dann ist das wunderbar. Doch das Spaß-Event allein wird dem Team keine neuen Fähigkeiten im Umgang miteinander bringen! Wie heißt es immer so schön: erst die Arbeit, dann das Vergnügen.