Gut zusammenarbeiten, auch virtuell

Wer hätte vor einem Jahr gedacht, dass wir heute die meiste Zeit im Homeoffice sitzen und von Zuhause arbeiten. Ohne die Corona-Pandemie hätten wir so radikale Veränderungen nicht gewagt – allein deshalb nicht, weil es zwar Vorteile, aber auch Nachteile hat, wenn jeder im Team von Zuhause aus arbeitet.

Ein zwingender Grund, wie eine Pandemie, kann zähe Entwicklungen deutlich beschleunigen - aber das wäre das Thema für einen eigenen Artikel.

Inzwischen experimentieren wir seit einigen Monaten mit dem Arbeiten von Zuhause aus. Ich bezeichne diese Form der Zusammenarbeit als „virtuelles Team“. Manche Experimente haben im virtuellen Team prima funktioniert, andere Ideen scheiterten. Es ist Zeit die Erfahrungen auszuwerten und zu teilen. Dazu habe ich mit einigen Kolleginnen und Kollegen gesprochen und möchte die Ergebnisse hier zusammenfassen.

Soziale Nähe auf Distanz

Die erste Herausforderung besteht darin, dass die sozialen Kontakte im virtuellen Team abnehmen und zufällige Kontakte nicht mehr stattfinden. Damit ist nicht nur der Stammtisch nach Feierabend gemeint, sondern auch alltägliche Begegnungen, z.B. beim Kommen „Guten Morgen“, die gemeinsame Mittagspause, ein Gespräch am Kaffeeautomat, Begegnungen in der Raucherecke, auf dem Parkplatz, im Treppenhaus, auf dem Flur, usw.

Diese Begegnungen passierten, man musste (fast) nichts dafür tun. Im Homeoffice gibt es solche Begegnungen auch: die Familie am Mittagstisch, der Paketbote, der Nachbar. Diese Begegnungen sind wünschenswert, bringen jedoch für die Zusammenarbeit im Team leider keine Vorteile.

Der Team-Kümmerer

Im virtuellen Team bedarf es expliziter Anstrengung, um über Begegnungen soziale Nähe zu erzeugen. Es ist leider so, dass ohne die Initiative und den Einsatz von mindestens einem Teammitglied keine Verbesserungen zu erwarten sind. Wenn sich die Führungskraft um diese Aufgaben kümmert, dann ist das eine zusätzliche Wertschätzung für das Team.

In jedem Fall braucht ein Team einen Kümmerer, der nicht auf die Arbeitsergebnisse schaut, sondern auf das Team als soziale Einheit. In klassischen Organisationen sind dies eher die Führungskräfte, in agilen Organisationen der SCRUM-Master, es kann auch ein Moderator, Facilitator oder Team-Coach sein. Der Titel ist nicht wichtig, sondern seine Rolle für das Team.

Manchen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern werden soziale Kontakte als lästig und unnötig vorkommen, diese Einstellung sollte respektiert werden - solange sie die Bemühungen des Team-Kümmerers nicht behindern oder sabotieren.

Diese Praktik ist vermutlich den meisten bereits bekannt, weil sie sehr beliebt ist:

• Das Team verabredet sich täglich oder mehrmals die Woche zu einer Video-Konferenz.
• Die Teilnahme ist freiwillig. Einige kommen regelmäßig oder unregelmäßig, andere interessiert es überhaupt nicht.
• Zu diesem Termin bringt jeder ein Getränk seiner Wahl mit und konsumiert es während der virtuellen Kaffeepause.
• Es gibt kein Thema, keine Moderation, kein Protokoll - man ist per Video-Konferenz zusammen und erzählt sich, was es Neues gibt - oder versteht sich schweigend.
• Nach ca. 15min. ist die Konferenz beendet und alle machen mit ihrer Arbeit weiter.

Die Kaffeepause dient dem sozialen Austausch und nicht der Klärung geschäftlicher Fragen. In Teams, die reflexartig über geschäftliche Inhalte sprechen, oder in denen es einen Alleinunterhalter gibt, der die Kaffeepause dominiert, hat es sich bewährt, wenn der Team-Kümmerer ab und zu Themen vorgibt, z.B.

• Wie halte ich mich fit?
• Virtueller Rundgang: so sieht mein Home-Office / meine Wohnung aus
• Mein schönster Urlaub
• Meine Lieblings-Fotos
• Meine Hobbys sind

Damit die Vorgabe von Themen nicht zur bequemen Konsumhaltung werden, ist es sinnvoll, wenn der Team-Kümmerer nicht in jedem Termin ein Thema vorgibt.

Über die Teilnahme von Führungskräften gibt es unterschiedliche Ansichten, dies hängt stark von der Rolle der Führungskraft im Team ab. Für das Team scheint es nützlich zu sein, wenn die Führungskraft nicht in jedem Termin anwesend ist.

Es gibt viele Möglichkeiten den „virtuellen Kaffee“ zu variieren, gemeinsames virtuelles Frühstück, Mittagessen, Feierabend-Bier, Espresso, Nachtisch, usw.

Das virtuelle Büro

Hier wird der Gedanke der virtuellen Kaffeepause eine Stufe weiterentwickelt. Der Aufbau entspricht der virtuellen Kaffeepause, jedoch mit folgenden Unterschieden:

• Jeder arbeitet an seinem Arbeitspaket weiter und sieht die Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit.
• Die Mikrofone sind auf stumm gestellt, aber jeder kann es einschalten und eine Frage stellen, eine Information teilen oder einen Witz erzählen - wie am gemeinsamen Arbeitsplatz.
• Die Teilnahme ist erwünscht, Teammitglieder dürfen sich nicht dauerhaft dem virtuellen Büro entziehen.
• Die Dauer kann länger sein, typischerweise 30 bis 90 min.

Gemeinsame Freizeitaktivitäten

Eine weitere wunderbare Möglichkeit für soziale Nähe sind gemeinsame Freizeitaktivitäten - es ist klar, dass diese Praktik auf völliger Freiwilligkeit basieren muss.

Zunächst wird eine Sprach- oder Videokonferenz aufgebaut. Diese läuft nebenher und ermöglicht Kommunikation, während alle Teammitglieder der gleichen Freizeitaktivität nachgehen, wie z.B.

Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Wenn du eine gute Idee dazu hast, dann schreib sie bitte in die Kommentare.

Spannende virtuelle Meetings

Gerade in virtuellen Teams bekommen die Besprechungen eine besondere Bedeutung. Hoffentlich ist es in deinem Team so, dass die meisten Besprechungen bilateral und ad-hoc stattfinden. Daneben braucht es noch die Besprechungen und Workshops mit dem gesamten Team.

Bilaterale Abstimmungen

Jeder von uns hat eine Vorstellung und Vorlieben über die Art und Weise von Abstimmungen. Die einen bevorzugen E-Mail und asynchrone Medien, die anderen Telefon, Live-Chat, Video-Anruf. Um es noch komplizierter zu machen, können die Vorlieben im Laufe des Tages variieren.

Es ist nicht sinnvoll eine bestimmte Art der Kommunikation für alle im Team verbindlich zu machen. Sich mit den Kommunikationsmustern nicht auseinander zu setzen scheint ebenfalls keine gute Lösung zu sein.

Reife Teams einigen sich ohne viel Grundlagenforschung auf wenige Grenzen und pragmatische Regeln. Sie bringen das Thema wieder auf den Tisch, wenn sich diese Festlegung nicht bewährt hat. Folgende Aspekte können besprochen werden:

• Kommunikationsfreie Zeit im Team (nicht stören)
• Wie signalisiere ich, dass ich nicht gestört werden möchte?
• Was geht spontan, wofür schicken wir Termine?
• Bevorzugte Kommunikationsmedien (E-Mail, Slack, Teams, Chat, Telefon, Video-Anruf)
• Erwartete Reaktionszeit (z.B. Antwort auf E-Mail innerhalb 4h, Chat 1h)
• Zeiten der Erreichbarkeit, Zeiten der Ansprechbarkeit

Dies ist keine Checkliste, die man abarbeiten soll. Es reicht, wenn das Team in regelmäßigen Abständen die Gelegenheit hat, Störungen und Nervendes in der Kommunikation anzusprechen. Demnach gibt es keine Musterlösung, jedes Team wird sich sein Kommunikationsmuster erarbeiten, das für sie am besten funktioniert.

Teambesprechungen und Workshops

Besprechungen haben oft keinen guten Ruf: sie gelten als langweilig und Zeitverschwendung. Jeder von uns hatte solche Erfahrungen. Hier geht es also darum, virtuelle Besprechungen interessanter und lebendiger zu machen. Wie bei den sozialen Kontakten bekommt man gute Besprechungen nicht ohne Investition.

Vor allem regelmäßige Termine werden weniger gut vorbereitet. Dabei ist es nicht nötig, jeden einzelnen Termin der Reihe intensiv vorzubereiten, wenn alle Termine einem durchdachten Muster folgen. Wird die Terminreihe einmal richtig gut vorbereitet, dann kann das Team viele Wochen davon profitieren. Die Vorbereitung ist jedoch nicht unbegrenzt haltbar - ab und zu muss sie hinterfragt und aufgefrischt werden.

Der Team-Besprechung einen sauberen Rahmen geben

Viele Besprechungen sind mies vorbereitet, es fehlt an Zielvorstellungen und einer methodischen Durchführung. Man redet sich dann von einem Thema zum nächsten - oftmals ohne Ergebnisse und Entscheidungen.

Folgende Fragen helfen dir der Team-Besprechung einen klaren Rahmen zu geben:

• Welchen Zweck erfüllt diese Team-Besprechung? Hier geht es nicht darum, was getan wird. Der Zweck stellt einen eindeutigen Mehrwert für das Unternehmen dar. Liste den Nutzen der Team-Besprechung auf (z.B. Integration der Arbeitspakete) oder welcher Schaden damit vermieden wird (z.B. Korrekturen nach dem Versand vermeiden).
• Welches Ergebnis wird angestrebt? Sobald dieses Ergebnis vorliegt, ist die Team-Besprechung erfolgreich beendet.
• Welchen Vorteil haben die Teilnehmer von der Besprechung? Niemand sollte zur Teilnahme gezwungen werden, daher ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer für sich einen Vorteil in der Besprechung erkennen kann. Wobei der Vorteil nicht zwingend dem Individuum nutzen muss, den meisten Teammitgliedern reicht es, wenn sie das Team mit ihrer Teilnahme voranbringen können.
• Wie können sich die Teilnehmer einbringen? Hier geht es darum, sich bewusst zu machen, welche Beteiligung erwünscht und erwartet wird. Teilnehmer haben meistens eine unterschiedliche Auffassung von ihrer Beteiligung: einige müssen alles kommentieren, andere wollen nur konsumieren. Diese beiden Extrem-Typen gehen in der Team-Besprechung eine Symbiose ein, die für das Ergebnis eher schädlich als nützlich ist.
• Welche Rollen gibt es und wie treffen wir Entscheidungen? Es lohnt sich darüber nachzudenken, welche Rollen in der Besprechung nötig sind: Moderator, Vortragender, Protokollführer, Time-Keeper, Beobachter, usw. In manchen Besprechungen liegt am Ende eine klare Entscheidung mit Für und Wider auf dem Tisch. Doch ist unklar, wer die Entscheidung trifft. Die Teilnehmer sehen sich verwirrt um, und das Treffen endet zweideutig. Zu jeder Entscheidung braucht es einen klaren Entscheidungsprozess.

Möglicherweise kommst du aufgrund der Fragen zur Erkenntnis, dass die Besprechung in Summe oder einzelne Punkte nicht nötig sind, oder der Teilnehmerkreis zu klein/groß gewählt ist. In diesem Fall kannst du Frust vermeiden, bevor die Besprechung startet.

Teilnehmer freuen sich, wenn man ihnen die Antworten auf obige Fragen mit der Einladung mitgibt!

Diskussionen sind wichtig, verrennen sich jedoch schnell in Nebenschauplätzen oder verbeißen sich in Mikro-Details. Dem Team hilft es, wenn ein Moderator während der Diskussion Notizen erstellt, die für alle sichtbar sind. Dadurch erkennen die Teilnehmer schneller, wenn die Fragestellung verlassen wurde. Notizen helfen Teams, die zu hektischen Wortschlachten neigen, zu entschleunigen und Aussagen auf den Punkt zu formulieren.

Teilnehmer involvieren

Bei einer Besprechung vor Ort gibt man mit seiner Präsenz Rückmeldungen durch Gestik, Mimik und Verhalten. Virtuelle Besprechungen können dagegen schnell zu einer unidirektionalen Kommunikation werden, insbesondere, wenn Teilnehmer ihr Mikrofon und die Kamera abschalten.

Folgende Punkte erhöhen die Interaktion im Team-Meeting:

• Der Chat ist jederzeit offen, alle haben einen Blick darauf. Fällt dies einem Vortragenden schwer, dann sollte ihn jemand auf Fragen im Chat hinweisen.
• Nutze Werkzeuge, die es allen Teilnehmern gleichzeitig ermöglicht sich auszudrücken (s.u.).
• Sprechen in Runden (reihum ist jeder dran). Wenn sich zuvor alle im Stillen Gedanken gemacht und notiert haben, dann erhöht dies die Qualität und Zahl der Beiträge.
• Die Agenda ist für alle sichtbar und es können Änderungen und Ergänzungen vorgenommen werden - der rote Faden gibt den Teilnehmern Sicherheit.
• Fragen während eines Vortrags können jederzeit in einem gemeinsamen Dokument oder einer virtuellen Frage-Wand notiert werden.
• Es finden regelmäßig Abstimmungen oder Umfragen statt (bitte nicht verbal, lieber ein Emoji in den Chat, oder mit Tools wie mentimeter.com).
• Schau in die Gesichter der Teilnehmer! Wenn dir etwas auffällt, sprich es an.

Die Besprechung beschleunigen

In virtuellen Besprechungen konzentriert sich alles auf die Tonspur. Dort wird vorgetragen, erklärt, organisiert, diskutiert, abgestimmt, etc.

Im Gegensatz zu einer Besprechung vor Ort, haben die Teilnehmer nicht die Möglichkeit durch Tuscheln mit dem Nachbarn schnell eine Frage zu klären. Alles quält sich durch das Nadelöhr der Tonspur - selbst der Hinweis „in 5 min. muss ich gehen“.

Die Fokussierung auf die Tonspur hat zwei Nachteile:

• ermüdet sie die Teilnehmer schneller, weil die Abwechslung fehlt
• die Besprechung wird quälend langsam, weil alle Wortbeiträge nacheinander erfolgen, nichts läuft parallel.

Folglich sind alle Maßnahmen willkommen, die paralleles Denken und Arbeiten ermöglichen:

• Lass asynchrone Rückmeldungen zu: Melde dich im Chat, wenn du die Besprechung verlassen musst; Deaktiviere die Kamera, um zu signalisieren „das ist mir zu viel Detail oder Off-Topic“; Haltet Karten in die Kamera für Rückmeldungen wie
  • Schneller
  • Reicht mir - weitermachen
  • es gibt viel Hintergrundlärm
  • ich kann nicht folgen
  • ich habe einen Einwand
  • Bin voll dabei
  • langweilig
  • Ich brauch eine Pause
  • Ich verstehe dich nicht
  • Dein Mikro ist aus
  • Ja
  • Nein
  • etc.
• Regelt die Sprechreihenfolge eindeutig, z.B. durch virtuelle Handzeichen oder eine feste Reihenfolge aller Teammitglieder
• Sofern sie für euch zugelassen sind, nutzt die technischen Möglichkeiten, um gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, z.B. in
  • Google,
  • MS Teams,
  • Etherpad,
  • Mentimeter,
  • Mindmeister,
  • Miro,
  • Mural,
  • IdeaBoardz,
  • Stormboard,
  • Confluence
  • siehe diesen Artikel für weitere Tool für virtuelle Zusammenarbeit
• Arbeitet in kleinen Gruppen, nutzt dazu Break-out Rooms in Zoom oder mehrere parallele Besprechungen in MS Teams.
• Setzt eine Time-box und blendet einen Countdown-Timer auf dem geteilten Bildschirm ein.

Experimentieren und Lernen

Agilität ist wie gemacht für diese Situation, in der man als Team Neuland betritt. Alles was ein Team braucht, ist vorhanden. Mit ein wenig Neugier und Experimentierfreude kann das Team viele neue Praktiken ausprobieren. Ein paar Anregungen dafür sind nicht schädlich, am besten gelingen die Veränderungen, wenn sie aus den Bedürfnissen des Teams heraus passieren.

Dazu kannst du regelmäßig eine „Retro“ durchführen mit Fragen wie:

• Was hat dir heute gefehlt?
• Was hat in letzter Zeit besser funktioniert? Warum?
• Was behindert oder stört uns?
• Wie könnte es besser sein?
• Können wir diese Dinge selbst beeinflussen? Wer kann uns unterstützen?

Wenn gute Vorschläge kommen, diese nicht im Team bewerten, sondern für eine überschaubare Zeit ausprobieren. Erst nach der Testphase entscheidet das Team, ob die neue Praktik zu einer neuen Team-Gewohnheit werden soll oder gehen darf.

Nichts wirkt besser, als die eigenen Erfahrungen praktisch umzusetzen!

Fazit und deine Erfahrungen

Trotz aller positiven Erfahrungen mit virtueller Zusammenarbeit kommen wir zur Erkenntnis, dass persönliche Begegnungen ihre eigene Berechtigung haben. Mit etwas Kreativität findet man Möglichkeiten, wie man persönliche Begegnungen sicher vor Ansteckung durchführen kann (im Freien, mit Maske auf Abstand, gemeinsamer Spaziergang, …). Ideal ist es, wenn virtuelle Zusammenarbeit optimiert und mit persönlicher Begegnung kombiniert wird.

An dieser Stelle möchte ich Armin Reisch, Thomas von Busse, Ulrike Martus, sowie allen Kolleginnen und Kollegen, die ungenannt bleiben wollen, danken: eure Erfahrungen, Tipps und Hinweise haben diesen Artikel stark bereichert.

Es gibt noch viele Praktiken, Tipps und Tricks, die bei der virtuellen Zusammenarbeit hilfreich sein können und in diesem Artikel keinen Platz gefunden haben. Hast du noch interessante Erfahrungen und Hinweise? Dann schreib sie bitte unten in die Kommentare.