Get in Sync

Mit dieser Übung kann das Team die ELemente des Sync-Meetings kennenlernen.

Beschreibung

Ziele

• Das Team kennt die Elemente des Sync-Meetings.
• Das Team lernt die Effizienz ihrer Meetings zu steigern.

Ablauf

Du übernimmst die Rolle des Moderators für diese Übung, die aus einem stark geleitetem Sync-Meeting besteht. Lies dir die Übung bitte gut durch, jeder Schritt wird hier exemplarisch durchgeführt. Damit ihr jeden Schritt durchführen könnt, sind ein paar Ersatz-Checklisten, -Kennzahlen und -Projekte angegeben. Falls ihr echte Checklisten, Kennzahlen oder Projekte habt, dann arbeite bitte mit diesen.

Zum Start der Übung heiße die Teilnehmer zu dem Sync-Meeting willkommen und weise darauf hin, dass es darum geht das Team-Meeting so effizient wie möglich durchzuführen.

Check-in Runde (5 min)

Führe ein Simples Check-in durch, stelle dazu die Frage: “Wenn du ein Akku wärst, wie hoch wäre gerade dein Ladezustand (0-100%)?”

Die ersten Teammitglieder werden bereits beim Check-in anfangen auszuweichen “Was für ein Akku Nickel-Cadmium, oder Li-Ionen, …?” Gönne dem Team dann eine Runde Spaß und weise – ohne genervt zu sein – darauf hin, dass es doch um Effizienz geht.

Wiederhole den Check-in solange, bis das Team in unter einer Minute schafft!

Checklisten durchsehen (5 min)

Beim nächsten Schritt im Sync-Meeting geht es darum, die Durchführung von wiederkehrende Aktivitäten sicherzustellen.

Falls ihr noch keine Checkliste habt, nutze die folgende Checkliste und ordne die Check-Punkte willkürlich den Teammitgliedern zu. Erkläre in diesem Fall, dass es keine echte Check-Liste ist, sondern ihr diesen Schritt nur simuliert.

Du könntest diesen Schritt wie folgt anleiten: Ich lese nun die einzelnen Check-Punkte der Liste und die zuständigen Person vor. Antwortet bitte mit “check”, wenn der Punkt erledigt ist oder mit “no”, wenn er nicht erledigt ist. Es gibt nur diese beiden Antwortmöglichkeiten. Falls ein Punkt bei irgendeinem von euch eine Spannung auslöst, dann notiert sie euch bitte, denn wir wollen sie später in die Agenda aufnehmen.

Bei der Durchführung ist es sehr wichtig, dass du nur „check“ oder „no“ als Antwort akzeptierst, frag gegebenenfalls nach: „ist es erledigt oder nicht?“. Für diesen Schritt es es nicht notwenig, dass alle mit „check“ antworten! Auch werden die Antworten nicht hinterfragt. Das ist erlaubt, aber erst in einem späteren Schritt, hier geht es nur um die einzelnen Check-Punkt. Die Schwierigkeit der Übung besteht darin, mögliche Spannung nicht sofort auszusprechen und zu besprechen, sondern sie für sich zu notieren um sie später in die Agenda einzubringen.

Wenn sich Fragen oder eine Diskussion nicht vermeiden lässt, dann wiederhole auch diesen Schritt, bis er unter einer Minute gelingt.

Lies also die Check-Liste vor und sprich das zuständige Teammitglied an:

Kennzahlen durchsehen (5 min)

Gehe schnell weiter zum nächsten Schritt, versuche das Tempo durch die Moderation hoch zu halten.

Das Prinzip ist wie oben, jetzt werden die Kennzahlen zusammengetragen. Wenn ihr noch keine Kennzahlen habt, dann verwende die Liste unten, die zuständigen Teammitglieder können die Zahlenwerte beliebig wählen.

Du könntest diesen Schritt wie folgt anleiten: Nun lese ich unsere Kennzahlen vor und nenne die zuständige Person. Antwortet bitte mit dem aktuellen Zahlenwert für die Kennzahl, oder mit „keine Erhebung”, wenn ihr die aktuelle Messung nicht vorbereitet habt. Auch hier gilt: Falls eine Kennzahl bei irgendeinem von euch eine Spannung (Frage, Unbehagen, Freude, …) auslöst, dann notiert sie euch bitte, denn wir wollen sie später in die Agenda aufnehmen.

Auch hier geht es nicht um die genannten Werte, vielleicht kommen lustige Antworten (Kühlschranktemperatur: 120°), die dann bei anderen eine Spannung auslösen (meist verbunden mit einem Reflex der Rückfrage oder des Kommentierens). Ziel der Übung ist es auch hier die verbale Rückmeldung zu unterbinden und einen Agendapunkt für später daraus zu machen.

Erzielte Fortschritte (10 min)

Gehe nach den Kennzahlen schnell zum nächsten Schritt über. Nun kommt die dritte Stufe der „Schweige-Folter“.

Geht nun die Liste aller einmaligen Aktivitäten im Team (Mini-Projekte oder Einzelaktivitäten) durch. Falls ihr keine solche Liste Pflegt, dürft ihr mit den erfundenen Aktivitäten (s.u.) arbeiten. Die angesprochene Person soll in einem Satz die Fortschritte seit dem letzten Meeting zusammenfassen oder „kein Update“ sagen.

Es geht nicht darum das Update in voller Ausführlichkeit zu erklären, bis es jeder im Team verstanden hat. Es ist die Verantwortung aller Teammitglieder sich weitere Informationen einzuholen. Aber auch in diesem Schritt soll das nicht sofort passieren, sondern indem man sich einen Punkt für die Agenda notiert. Erst beim Abarbeiten der Agenda werden all diese Spannungen geklärt.

Hier gelten die gleichen Hinweise wie bei den beiden Schritten zuvor: Geschwindigkeit ist Trumpf.

Agenda erstellen (5 min)

Bereite z.B. ein Flip-Chart für die Agenda-Punkte vor.

Nun dürfen alle Teammitglieder ihre Agendapunkte einbringen. Der Moderator schreibt alle Themen auf die Agenda-Liste.

Hinweise zur Moderation:

• Jede Spannung (=Themen, Fragen, Agendapunkte), die gemeldet wird, kommt mit der betroffenen Rolle des Spannungsgebers in die Agenda. Mache das auch konsequent für Quatsch-Themen. Ausnahme: wenn es sich nicht um ein operatives Thema handelt, sondern in ein anderes Spannungsfeld gehört (siehe spannungsbasiertes Arbeiten).
• Die Spannungsgeber sollen ihren Punkt möglichst knapp formulieren in 1-2 Wörtern. Es ist nicht nötig, dass alle das Thema verstehen, die Wörter dienen dem Spannungsgeber als Gedächtnisstütze.
• Auch doppelte Themen werden notiert, oftmals handelt es sich um verschiedene Aspekte zu einem Thema und wenn sich ein Thema erledigt hat, dann stellt sich das bei der Bearbeitung schnell heraus.
• Teammitglieder müssen sich nicht rechtfertigen oder erklären, wenn sie einen Punkt einbringen. Falls ein Teammitglied dies tut, erkläre, dass dies nicht nötig ist. Das nennen des Themas und die betroffene Rolle, das genügt.

Füge bitte folgende Punkte der Agenda hinzu:

• „Ideen Checkliste“, falls ihr noch keine Checkliste habt und
• „Ideen Kennzahlen“, falls ihr noch keine Kennzahlen im Team habt.

Spannungen abarbeiten (20 min.)

Als Moderator solltest du den Anspruch haben alle Agendapunkte in diesem Meeting durchzubringen. Plane laut wie viel Zeit noch verbleibt und teile die Minutenzahl durch die Anzahl der Agendapunkte. Damit hast du einen Richtwert für dein Zeitmanagement.

Als Moderator darfst du die Reihenfolge der Abarbeitung willkürlich festlegen. Dies spielt keine große Rolle, da alle Punkte dran kommen. Für diese Übung ist es aber nicht wichtig, dass alle Punkte durchgesprochen werden, du darfst diesen Schritt in der Simulation jederzeit abbrechen („heute brechen wir hier ab, aber normalerweise würden wir …“). Starte vielleicht mit den beiden Punkten: „Ideen Checkliste“ und „Ideen Kennzahlen“.

Jeder Agendpunkt wird nach folgendem Ablauf abgearbeitet:

1. Moderator fragt Spannungsgeber: „Was brauchst du vom Team?“
2. Spannungsgeber wählt eine der folgenden Antworten:
   • Ich möchte Informationen mit euch teilen.
   • Ich benötige Informationen von euch.
   • Ich bitte um Erledigung einer Aufgabe.
3. Dann wird das Anliegen an das Team ausformuliert. Und im Team eine Einigung zu dem Anliegen ausgehandelt.
4. Moderator fragt: „Hast du was du brauchst?“
5. Wenn der Spannungsgeber bejaht, geht der Moderator zum nächsten Punkt weiter, ansonsten wiederholt er den Vorgang erneut („was brauchst du?“).

Im Sync-Meeting verabredet man sich zur Erledigung von Aufgaben, im Sync-Meeting werden keine Lösungen diskutiert oder erarbeitet!

Als Moderator darfst du selbst auch Spannungen einbringen. Wechsle dann gut sichtbar die Rolle zwischen Moderator und Spannungsgeber und stelle dir selbst die gleichen Fragen wie den anderen Teammitgliedern. Falls ein zweiter Moderator in der Lage ist die Übung durchzuführen, kannst du die Moderation für deine Spannung auch an diese Person abgeben.

Hier die Antworten für die oben eingebrachten Spannungen:

• „Ideen Checkliste“:
  • Was brauchst du? Ich benötige Informationen von euch.
  • Denkt bitte 1 Minute nach: Was wären aus eurer Perspektive Punkte für die Checkliste. Nennt mir reihum bitte eure Vorschläge.
  • Hast du was du brauchst? Ja, ich werde einen Vorschlag für eine Checkliste beim nächsten Meeting einbringen.
• „Ideen Kennzahlen“, falls ihr noch keine Kennzahlen im Team habt.
  • Was brauchst du? Ich benötige Informationen von euch.
  • Denkt bitte 1 Minute nach: Was wären aus eurer Perspektive gute Kennzahlen für das Team, die uns Hinweise auf Fortschritte oder Fehlentwicklungen geben können. Nennt mir reihum bitte eure Ideen.
  • Hast du was du brauchst? Ja, ich werde einen Vorschlag für Team-Kennzahlen beim nächsten Meeting einbringen.

Abschlussrunde (5 min.)

Noch seid ihr in der Simulation des Sync-Meetings. Beende nun die Simulation mit einem Simples Check-out. Stelle dazu die Frage: „Wieviel Prozent von unserem Maximal-Speed haben wir heute erreicht (0-100%)?”

Auswertung (20 min.)

Gönne dem Team nach der Simulation des Sync-Meetings einige Augenblicke zum „Durchschnaufen“.

Sprecht dann über das Sync-Meeting, vielleicht helfen dir dabei folgende Fragestellungen:

• Was ist mir in dieser Simulation schwer gefallen?
• Was hat mir gut gefallen?
• Warum ist dieses Vorgehen so unglaublich effizient?
• Was hindert mich daran die nötige Disziplin aufzubringen?
• Wie kann ich diese Hindernisse überwinden? Was brauche ich um diszipliniert dabei zu bleiben?

Hinweise

• So wie die Sendung Dalli-Dalli von einem hohem Tempo lebt, lebt auch das Sync-Meeting von einer schnellen Abfolge alle Schritte und einer knappen Abarbeitung der Agendapunkte.
• Je nach Verspieltheit und Grad an Disziplin wird es dem Team besser oder schlechter gelingen, die Schritte zügig abzuarbeiten. Auch sehr reife Teams, die eine Vielzahl von Themen in 20 min. besprechen können, haben undiszipliniert angefangen. Wenn es viel Bedarf gibt, Witze zu reißen, dann mache zwischen Schritten immer eine kurze Pause. Zeige aber klar an, wann ihr im Sync-Meeting seid und wann ihr außerhalb des Ablaufs euch eine Auszeit gönnt.

Quellen

Verfassung der Holacracy in Deutsch

Robertson, Brian J. Holacracy: ein revolutionäres Management-System für eine volatile Welt. Übersetzt von Mike Kauschke. München: Verlag Franz Vahlen, 2016.

Klein, Sebastian, und Ben Hughes. Der Loop-Approach. Frankfurt New York: Campus Verlag, 2019.