Auch ich hatte schon einen Vorgesetzten, der nicht delegieren konnte. Für eine solche Führungskraft zu arbeiten macht keinen Spaß: übertragen werden nur einfachste Aufgaben, bei allen anderen Aufgaben muss man permanent die Rückmeldung einholen und es genauso machen, wie der Vorgesetzte es haben möchte. Ich war am Verzweifeln, doch dann drehte ich den Spieß um.
Wie geht man damit um, wenn der Chef nicht delegieren kann? Wenn dein Chef nicht delegieren kann, dann trägst du wenig Verantwortung und das kann sehr angenehm sein. Wenn du das nicht genießen kannst oder willst, dann hilf deinem Chef dabei dir Verantwortung zu übertragen. Wenn das auch nicht hilft, dann suche dir schnell eine andere Stelle und wechsele so die Führungskraft.
Es gibt in jedem Fall einen (oder mehrere) Gründe, warum deine Führungskraft nicht delegieren kann, siehe dazu auch meinen Artikel zu den fünf Grundtypen von Delegationsmuffel.
Vielleicht liegt es auch nur daran, dass die Führungskraft sehr wenig Übung darin hat. Dann sind es schlicht handwerkliche Schwächen und ein inneres Zögern etwas zu Delegieren. Hier die besten Tricks, wie du es deiner Führungskraft leicht machst an dich zu delegieren.
Vereinbare regelmäßige Gespräche unter 4 Augen
Vielleicht hast du bereits einen regelmäßigen Termin mit deiner Führungskraft. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen Aufgaben in einem Team-Meeting zugewiesen, wobei es an der nötigen Zeit die Aufgabe zu verhandeln und zu klären fehlt. In der Konsequenz werden nur kleine Hilfstätigkeiten verteilt.
Du benötigst keinen langen, aber einen sehr regelmäßigen Termin mit deiner Führungskraft – unter vier Augen. Dieser Termin dient vor allem dazu, Vertrauen auf beiden Seiten aufzubauen. Dafür ist es wichtig, dass du niemandem über die Inhalte des Gesprächs erzählst.
Fange klein an und baue Vertrauen auf
Wenn sich deine Führungskraft dir gegenüber mit der Delegation schwertut, dann erwarte keinen plötzlichen Sinneswandel. Die Delegation wird in dem Maße größer werden, wie das Vertrauen anwächst.
Besonders unangenehm ist es, wenn du eine neue Führungskraft bekommst und diese dich sehr kurzhält, sie dir also nur kleine Aufgaben überträgt. Denke daran, dass dieses “kurzhalten” weniger mit dir und deinen Fähigkeiten zu tut hat als viel mehr mit den Horror-Fantasien einer missglückten Delegation deiner Führungskraft.
Je ungeduldiger du darauf drängst, dass dir die gebührende Verantwortung übertragen wird, desto mehr Sorge löst das bei der Führungskraft aus. Sie ist der Meinung, dass die Aufgabe noch zu groß für dich ist (unabhängig ob das stimmt oder nicht). Wenn du ungeduldig wirst, dann wird die Führungskraft nicht sofort ihren Fehler eingestehen, sondern dir unterstellen, dass du deine Fähigkeiten nicht gut einschätzen kannst oder die Aufgabe nicht ernst nimmst.
Deine Ungeduld, größere Aufgaben übertragen zu bekommen, wird also das Gegenteil bewirken. Also übe dich in Geduld.
Das bedeutet nicht, dass du nach nun nach mehr Verantwortung beanspruchen kannst – nur lass dir Zeit dabei. Erst wenn du über Monate hinweg keine Veränderung erkennen kannst, dann ziehe einen Wechsel deiner Stelle zu einer anderen Führungskraft in Erwägung.
Mach es der Führungskraft leicht und bereite die Delegation vor
Versetzte dich in die Lage deiner Führungskraft: Stell dir vor, dass die Aufgabe und all die Verantwortung für diese Aufgabe schwer auf deinen Schultern lastet, hatte dein Chef nicht gesagt “es darf nichts schief gehen”? Eigentlich würdest du die Aufgabe am liebsten selbst machen, aber das schaffst du nicht auch noch.
In dieser Denkhaltung kannst du nun die Delegation vorbereiten. Ein einfaches “mach das mal”, kommt nicht in Frage – dafür ist die Aufgabe zu heikel. Auch wenn das objektiv gesehen völlig überzogen scheint, so akzeptiere einfach diese Denkhaltung und beantworte folgende Fragen möglichst knapp und präzise in schriftlicher Form:
- Warum ist die Aufgabe wichtig? Warum darf es nicht schief gehen?
- Was ist zu erledigen und wie soll das Resultat aussehen?
- Welche Kriterien bestimmen den Erfolg der Aufgabe? Selbst wenn die Aufgabe erledigt ist, können diese Bedingungen es zu einem Misserfolg machen, zum Beispiel wenn es wichtig ist bestimmte Termine zu halten, definierte Mindestanforderungen an Qualität zu erreichen, die Kosten nicht steigen dürfen.
- Wie möchtest du über die Fortschritte oder eventuelle Probleme informiert werden?
Damit hast du die wesentlichen Inhalte für die Delegation festgelegt.
Zum Schluss überlege noch, wieder aus der Perspektive der Führungskraft, wie mit Entscheidungen umgegangen werden soll. Mit welcher der folgenden Stufen fühlst du dich am wohlsten?
- Volle Kontrolle: Ich entscheide alles selbst, ich möchte die Daten selbst recherchieren, abwägen und schließlich entscheiden.
- Die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter fragen: Die Entscheidung bleibt bei mir, aber ich möchte die Meinung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters hören. Wie würde sie oder er entscheiden? Was sind die Beweggründe und Argumente für diese Entscheidung? Am Ende möchte ich vielleicht noch eine Nacht darüber schlafen und treffe dann die Entscheidung.
- Als Führungskraft gefragt werden: Ich kann der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die Entscheidung überlassen, doch möchte ich vorher über die Entscheidung informiert werden. Möglicherweise habe ich weitere Argumente und Sichtweisen, die der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter nicht bekannt sind. Diese sollen auf jeden Fall bei ihrer oder seiner Entscheidung bekannt und berücksichtigt werden. Bei einem Totalausfall habe ich sogar noch die Möglichkeit ein Veto einzulegen.
- Einfach machen lassen: Die Entscheidung braucht mich nicht. Ich werde informiert, wie die Entscheidung ausgefallen ist, aber ich muss daran nicht mitwirken.
So, nun bist du gut vorbereitet auf das Gespräch mit deiner Führungskraft. Nun darfst du die Perspektive wieder Zurückwechseln – schau dir nochmal die Delegation aus deiner eigenen Perspektive an. Gibt es Punkte, die für dich nicht akzeptabel sind? Ändere diese noch nicht, aber sprich sie mit deiner Führungskraft an.
Mit dieser Vorbereitung kannst du die Bereitschaft deiner Führungskraft testen. Geht gemeinsam deine Vorbereitung durch. Damit zeigst du der Führungskraft, dass du die Bedeutung der Aufgabe verstanden hast und die Führungskraft auch nach der Delegation noch so viel Kontrolle behalten kann, wie sie für für nötig hält.
Sollte die Führungskraft nicht sofort auf deinen Vorschlag anspringen, dann frage deine Führungskraft was ihr helfen würde bei der Delegation an dich ein gutes Gefühl zu haben. Sollte deine Führungskraft noch besorgt sein, dann respektiere das. Wenn du allerdings den Eindruck hast, dass sie dir das grundsätzlich nicht zutraut, dann frage nach ihrem Vorschlag.
Auch hier gilt: gelingt es dir im Laufe der Zeit nicht, das Vertrauen zu erhöhen, dann zögere nicht zu lange mit einem Stellenwechsel.
Sei Transparent und Zuverlässig
Als Führungskraft hatte ich wenige Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die bereitwillig Aufträge angenommen haben und dann nichts gemacht haben! Auf meine Nachfrage hatten sie ihre Zusage schlicht vergessen oder sie mussten erst noch tausend andere Sachen erledigen. Was glaubst du, wie ich als Führungskraft über diese Personen denke? Haben sich diese Personen mit ihrem Verhalten für wichtige und spannende Aufgaben qualifiziert?
Daher meine dringende Bitte: nimm jede delegierte Aufgabe ernst und wichtig.
Wenn du eine Aufgabe entgegengenommen hast, dann ist es deine Aufgabe – vernachlässige sie nicht. Bitte nicht falsch verstehen, ich möchte dich nicht anstiften bis zum Umfallen zu arbeiten, nur um all deinen Aufgaben gerecht zu werden – auch das wäre verantwortungslos.
Alle Aufgaben, für die du Verantwortung übernommen hast, sollten von dir sauber aufgelistet werden. Die Liste sollte auch Wiedervorlage- und Fälligkeitstermine beinhalten. Im einfachsten Fall kann das eine Excel-Liste sein.
Da ich gerne mit der Methode “getting things done” arbeite, verwende ich dafür täglich die App “Things” auf dem iPhone und dem Mac. Aber es gibt Aufgabenverwaltungen wie Sand am Meer, am Ende ist nicht die App entscheidend, sondern deine Disziplin die Daten täglich zu pflegen.
Anhand folgender Kriterien kannst du selbst prüfen, ob du deine Aufgaben im Griff hast:
- Es geht keine Aufgabe verloren
- Fälligkeitstermine werden entweder gehalten oder schon 2 Wochen zuvor als kritisch bemerkt
- Überlastung durch zu viele Aufgaben ist kein Gefühl, sondern kann anhand von Daten ermittelt werden
Gehe diese Liste mit deiner Führungskraft wöchentlich durch. Das schafft sofort großes Vertrauen!
Gehe offen damit um, wenn du gerade viel oder wenig zu tun hast. Teile der Führungskraft mit wie du deine Aufgabe priorisiert hast und welche Aufgaben du zunächst zurückgestellt hast. Warne sie so früh wie möglich davor, wenn du zugesagte Fälligkeitstermin nicht einhalten kannst.
Ist wirklich mal zu viel Arbeit bei dir gelandet, dann wird das deine Führungskraft leicht nachvollziehen können. Gemeinsam könnt ihr dann auch einige Aufgaben aussetzen, abbrechen oder niederer priorisieren.
Auf keinen Fall dürfen Aufgaben aus deiner Liste einfach verschwinden, wenn sie nicht erledigt sind!
Ist deine Führungskraft ähnlich gut organisiert, hast du damit der stringenten Aufgabenverwaltung sogar die Chance als potentielle Führungskraft erkannt zu werden. Wenn deine Führungskraft eher chaotisch ist, dann wird von dir beeindruckt sein und dir auch verantwortungsvolle Aufgaben zutrauen.
Sag was du denkst und äußere klar deine Erwartungen
Deine Führungskraft kann nicht wissen, was du fühlst und was du denkst. Daher ist sie darauf angewiesen, dass du dich dazu äußerst.
Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen ehrlich sein und machen dabei einen großen Fehler: sie respektieren die Entscheidung ihrer Führungskraft nicht.
Es geht also mit Offenheit und Ehrlichkeit nicht darum, die Entscheidung der Führungskraft zu manipulieren oder zu bewerten. Es ist nur die Rückmeldung an die Führungskraft, wie seine Entscheidung bei dir innerlich ankam: löst es Enttäuschung, Freude, Wut, Unsicherheit, Motivation aus?
Äußere deine Rückmeldung stets, ohne die Absicht deine Führungskraft ändern zu wollen.
Sehen wir es und aus der Perspektive der Führungskraft an. Nehmen wir an, ein Mitarbeiter wirft der Führungskraft eine schlechte Entscheidung, Ungerechtigkeit oder Ähnliches vor. Eine unerfahrene Führungskraft kann der Mitarbeiter vielleicht zu einer anderen Entscheidung drängen – das geht aber zu Lasten des Vertrauensverhältnisses. Bei einer erfahrenen Führungskraft wird der Mitarbeiter auf Granit beißen, die Führungskraft wird sich erst recht durchsetzen.
Doch wie kannst du deiner Führungskraft eine Rückmeldung geben?
- Akzeptiere zunächst die Entscheidung deiner Führungskraft für dich: okay, das ist jetzt so.
- Signalisiere deiner Führungskraft, dass die Entscheidung bei dir ankam und du sie nicht in Frage stellst.
- Frage die Führungskraft, ob sie bereit ist zu hören, wie die Entscheidung bei dir ankam.
- Bei Interesse sage was du erwartet oder erhofft hattest und welche Gefühle die Entscheidung ausgelöst hat: das können angenehme oder auch unangenehme Gefühle sein. Beispiel: “Ich hatte gehofft, dass ich die Aufgabe bekomme und auch über den Lieferanten entscheiden darf. Jetzt bin ich enttäuscht und energielos.”
- Betone dann, dass du die Führungskraft nicht für deine Gefühle verantwortlich machst und die Entscheidung akzeptierst. Beispiel: “Dennoch verstehe ich die Entscheidung und werde mit meinen Gefühlen klarkommen.”
Leider gibt es auch Führungskräfte, die psychopatisch sind, denen also die Fähigkeit fehlt mitzufühlen. Bei diesen Führungskräften kannst du dir deine Offenheit vermutlich sparen, da sie nichts bewirkt. Bei allen anderen Menschen wird deine Rückmeldung mittelfristig dazu führen, dass sie mehr Verständnis und Vertrauen zu dir aufbauen und sie werden deinen Respekt ihnen gegenüber wertschätzten.
Wie wird die Delegationsschwäche deiner Führungskraft zu deinem Vorteil?
Natürlich kannst du bedauern, dass deine Führungskraft nicht delegieren kann. Darüber kannst du den ganzen Tag mit den Kolleginnen und Kollegen jammern – das wird jedoch nicht ändern!
Andererseits hast du jetzt einige Werkzeuge zur Hand, mit der du es deiner Führungskraft leicht machen kannst zu delegieren. Das gibt dir eine Nasenlänge Vorsprung gegenüber den Kolleginnen und Kollegen, diesen kannst du nutzen, um deine Aufgaben aktiv zu gestalten.
Um einen Vorteil zu erlangen ist es zwingend notwendig, dass du aktiv wirst und mit den vorgestellten Instrumenten experimentierst. Es sind alles defensive Werkzeuge, die dir nicht schaden können. Im schlimmsten Fall geht deine Führungskraft nicht darauf ein.
Doch mit etwas Geschick gelingt es dir vielleicht, genau die Aufgaben zu verantworten, die du schon immer machen wolltest.