Aufgabenverwaltung

Jedes Mitglied im Team hat das Recht und den Anspruch seine Arbeit mit möglichst großer Autonomie durchzuführen. Im Zusammenspiel des Teams kann das nur funktionieren, wenn alle Teammitglieder ihre Aufgaben verlässlich und transparent verwalten.

Beschreibung

Die Aufgaben von Teams können sich stark unterscheiden. Manche Teams machen gute Erfahrung, wenn sie alle ihre Aufgaben gemeinsam mit einem Kanban-Board, einem SCRUM-Board o.ä. verwalten. In anderen Teams bevorzugt jedes Teammitglied eine andere Art sich selbst zu organisieren.

Falls dein Team keine einheitliche Verwaltung von Aufgaben vorsieht, so sollten alle Teammitglieder folgende Anforderungen erfüllen.

Transparenz

Als Teammitglied agierst du in den Rollen, die das Team definiert hat. Gegenüber anderen Rolleninhabern stellst du Transparenz über deine Arbeit sicher.

1. Projekte & Aktivitäten: Lege offen, welche Projekte und Aktivitäten du verfolgst. Gib in den Sync-Meetings regelmäßig Auskunft über gemachte Fortschritte und bring Schwierigkeiten als Spannungen ein, wenn dir das Team helfen kann.
2. Priorität: Informiere das Team, wie du deine Projekte und Aktivitäten zueinander priorisierst. Die anderen Teammitglieder müssen einschätzen können, ob die Bearbeitungsreihenfolge aus ihren Rollen zu Problemen beim Erreichen der Teamziele führt.
3. Auskunft: Auf Anfrage muss du eine Voraussage darüber geben, wann du erwartest, eines der Projekte oder Aktivitäten abzuschließen. Eine grobe Schätzung ist ausreichend und deine Voraussage ist in keiner Weise eine verbindliche Zusage. Du bist nicht verpflichtet zu informieren, wenn sich deine Voraussagen ändern sollten.
4. Checkliste: Prüfe die Erledigung wiederkehrender Aktivitäten in der Checkliste, die einer deinen Rollen zugewiesen ist.
5. Kennzahlen: Ermittle regelmäßig die Kennzahlen, die einer deiner Rollen zugewiesen ist. Informiere die Teammitglieder im Sync-Meeting über diese Kennzahlen.
6. Fortschritte: Informiere das Team in den Sync-Meetings zu den Fortschritten der Projekte und Aktivitäten deiner Rollen, die du seit deinem letzten Update erzielt hast.
7. Andere Informationen: Teile alle anderen Informationen, die dir leicht zugänglich sind und deren Mitteilung dem Team keinen Schaden verursachen würde.

Verlässlichkeit

Ein Team ist nur stark, wenn sich alle Teammitglieder aufeinander verlassen können. Für die Arbeit bedeutet das, dass ein Rolleninhaber bestimmte Pflichten gegenüber den anderen Teammitgliedern hat.

1. Anfragen zur Klärung: Teammitglieder dürfen dich auffordern, den nächsten Schritt zu ermitteln und mitzuteilen, den du in einem deiner Projekte oder Aktivitäten deiner Rollen machen kannst. Falls du auf etwas wartest, teile mit worauf.
2. Anfragen nach Projekten und Aktivitäten: Andere dürfen dich auffordern, eine bestimmte Aktivität oder ein bestimmtes Projekt in deiner Rolle zu übernehmen. Du musst diese annehmen und verfolgen, sofern du sie in einer deiner Rollen oder als Teammitglied für sinnvoll erachtest, unabhängig von anderen Prioritäten. Begründe, wenn du sie nicht annimmst und schlage etwas anderes vor, das die Zielsetzung des anfragenden Teammitglieds erfüllt.
3. Verarbeitung: Reagiere regelmäßig (mindestens 2-mal am Tag) auf eingehende Nachrichten von anderen Rollen an deine Rollen. Antworte, wie du die Nachricht verarbeitet hast (z.B. neues Projekt oder Aktivität angelegt), es ist nicht nötig auf eine Nachricht sofort tätig zu werden.
4. Meetings: Alle regelmäßigen Meetings im Team haben grundsätzlich Vorrang vor der Abarbeitung deiner Projekte und Aktivitäten. Du darfst einen Termin dennoch ablehnen, wenn du für die Zeit des Meetings bereits Pläne hast (z.B. Arzttermin, Kundentermin).
5. Team first: Berücksichtige bei der Reihenfolge deiner Abarbeitung immer zuerst die Belange des Teams, vor deinen individuellen Belangen. Wende dich im Zweifelsfall (falls vorhanden) an die Rolle im Team, die bei Prioritätskonflikten entscheidet.
6. Fristen: Falls das Team eine Frist definiert hat, bis wann etwas getan werden muss, so darf du diese Frist nicht nutzen und rücksichtslos nur an diesen Aufgaben arbeiten. Priorisiere so, dass die Frist einzuhalten ist ohne andere wichtigen Aufgaben komplett einzustellen. Wende dich im Zweifelsfall (falls vorhanden) an die Rolle im Team, die bei Prioritätskonflikten entscheidet, diese kann Fristen aufheben.

System zur Aufgabenverwaltung

Jedes Teammitglied sollte einem stringenten System zur Verwaltung seine Aufgaben folgen. Welches System geeignet ist, hängt stark von der Persönlichkeit und den Ansprüchen ab. Den Posteingang als Aufgabenverwaltung zu verwenden, ist aus einer Vielzahl von Gründen nicht ratsam.

Eine empfehlenswerte Methode zur Selbstmanagement ist Getting Things Done von David Allen. Wenn diese Methode deiner Persönlichkeit nicht gerecht wird, dann probiere einfach andere Methoden aus, z.B. Personliches Kanban, persönlicher Organizer oder 43 Ordner.

Hinweise

• Diese allgemeinen Anforderungen an alle Teammitglieder sollen zu verbindlichen Regeln im Team werden (Governance). Dabei kann das Team alle Anforderungen an ihre spezifische Situation anpassen.

Quellen

Robertson, Brian J. Holacracy: ein revolutionäres Management-System für eine volatile Welt. Übersetzt von Mike Kauschke. München: Verlag Franz Vahlen, 2016.

Verfassung der Holacracy in Deutsch

Allen, David. Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Übersetzt von Helmut Reuter. Aktualisierte und Erweiterte Taschenbuchausgabe, 8. Auflage. Piper 30720. München: Piper, 2020.

Babauta, Leo. Zen to Done The Ultimate Simple Productivity System. West Valley City, UT: Waking Lion Press, 2013.